Sistema completo per il reparto finanza

L'anno finanziario scorre in cicli mensili attraverso le cinque colonne: ogni operazione finanziaria si registra come scheda in “Scritture” il giorno stesso con il documento di supporto; poi passa a “Riconciliazione”, dove i saldi si riconciliano con estratti conto bancari, fornitori e clienti e le differenze vengono sollevate. A riconciliazioni complete le schede si spostano in “Revisione”, dove il revisore verifica la correttezza dell'imputazione contabile e la completezza dei documenti; poi in “Chiusura” alla chiusura ufficiale del mese con blocco delle modifiche retroattive; infine in “Report mensile”, dove si preparano i prospetti e la sintesi della performance finanziaria da presentare alla direzione a una data fissa del mese successivo.

La chat è il canale di coordinamento quotidiano tra i contabili: una domanda su un documento mancante, un avviso su differenze emerse in una riconciliazione bancaria o il coordinamento con un'altra funzione per recuperare una fattura. La regola è che ogni differenza o rilievo sostanziale si documenta sulla scheda stessa, perché ne resti traccia in sede di revisione e audit successivi.

Le Spettanze gestiscono con riservatezza il denaro interno di ogni tipo: piccole spese, pagamenti a fornitori, incassi da clienti e anticipi ai dipendenti — ogni movimento è una scrittura supportata da un documento e collegata alla sua scheda sulla bacheca. Così il direttore finanziario conosce la posizione di cassa in tempo reale senza attendere un report, e il dettaglio delle scritture resta riservato agli autorizzati.

Il lavoro scorre dai contabili, che registrano le giornaliere e preparano le riconciliazioni, ai revisori, che verificano e respingono l'incompleto con una nota, al direttore finanziario, che approva la chiusura, presenta il report mensile alla direzione e risponde alle sue domande sui numeri.