Sistema completo per boutique hotel
Un hotel da venti a ottanta camere con reception, servizio e manutenzione organizzati in turni.
L'intera giornata alberghiera in un'unica bacheca: arrivi del giorno, occupazione, servizio agli ospiti, partenze e chiusura notturna.
Senza carta di credito — il tuo progetto è pronto con il sistema completo in un minuto
Ecco la bacheca del sistema come la riceverai: colonne del flusso di lavoro e schede iniziali che mostrano i primi passi
Come scorre il lavoro in questo sistema?
La giornata dell'hotel parte dalla colonna «Arrivi del giorno»: le schede degli ospiti attesi con numeri di prenotazione, richieste speciali e orari di arrivo; la reception prepara le camere e sposta la scheda in «Occupazione» al momento della consegna della chiave. Per tutto il soggiorno le richieste dell'ospite passano in «Servizio» — pulizia extra, manutenzione o cortesie — e alla partenza la scheda passa in «Partenza e pulizia», dove la camera viene ispezionata e preparata per la rivendita. L'intera giornata si chiude in «Chiusura notturna» con la riconciliazione tra occupazione effettiva, prenotazioni e ricavi.
La chat è il filo tra i turni: il passaggio di consegne dal turno del mattino a quello della sera avviene attraverso di essa con il riepilogo delle pratiche aperte, e le richieste urgenti degli ospiti si coordinano lì in tempo reale tra reception, servizio e manutenzione. Gli Annunci sono la voce della direzione per lo staff: circolari sulle politiche di reception, avvisi sulle prossime prenotazioni di grandi gruppi e recensioni degli ospiti che richiedono l'attenzione di tutto il team.
Le Scadenze gestiscono con riservatezza le spese del turno e i fondi cassa: ogni turno riceve un fondo, registra le proprie spese e gli acquisti urgenti per gli ospiti, e i suoi numeri si riconciliano in «Chiusura notturna» senza registri cartacei; il direttore sa cosa ha speso ogni turno, e quando.
Chi fa cosa?
I ruoli operativi di questo sistema e la responsabilità di ciascuno nel lavoro quotidiano — assegnali al tuo team così come sono o adattali alla vostra realtà.
Direttore dell'hotel
Esamina la «Chiusura notturna» ogni mattina, approva le circolari negli Annunci e segue recensioni e reclami ricorrenti degli ospiti fino alla loro risoluzione.
Capi turno
Distribuiscono il lavoro tra reception, servizio e manutenzione durante il proprio turno e controllano il flusso delle schede tra le colonne perché le richieste degli ospiti non restino bloccate.
Addetti alla reception
Gestiscono «Arrivi del giorno», «Occupazione» e le partenze; registrano le richieste speciali degli ospiti sulle schede appena pervenute, senza affidarsi alla memoria.
Team del servizio camere
Esegue le schede «Servizio» e «Partenza e pulizia» secondo gli standard di prontezza e segnala subito in chat danni o oggetti mancanti nelle camere.
Tecnico di manutenzione
Riceve le segnalazioni di guasto dalle schede «Servizio» e vi documenta gli interventi; inoltra senza ritardo al capo turno ciò che richiede un'impresa esterna.
Cosa viene preparato per te dal primo giorno?
Unità del sistema
- Attività — Una bacheca kanban con colonne del flusso di lavoro e schede di esecuzione
- Chat — Il canale rapido per il coordinamento quotidiano del team
- Annunci — La voce ufficiale della direzione: circolari e avvisi che raggiungono tutti
- Scadenze — Il denaro interno con massima riservatezza — scadenze, anticipi e spese
Annuncio di benvenuto: «Benvenuti nel sistema dell'hotel»
Da oggi la nostra giornata alberghiera passa da qui: gli arrivi del giorno sono schede, le richieste degli ospiti sono schede e il passaggio di consegne tra i turni avviene in chat con il riepilogo delle pratiche aperte. Le circolari della direzione si pubblicano solo negli Annunci. Iniziate subito registrando gli arrivi previsti di oggi.
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