Sistema per imprese di manutenzione edifici
Imprese di manutenzione degli edifici con contratti periodici per le strutture, segnalazioni quotidiane e squadre tecniche sul campo.
La segnalazione è una scheda dalla ricezione alla fatturazione, con tempi di risposta sorvegliati e manutenzione preventiva pianificata e comunicata ai clienti.
Senza carta di credito — il tuo progetto è pronto con il sistema completo in un minuto
Ecco la bacheca del sistema come la riceverai: colonne del flusso di lavoro e schede iniziali che mostrano i primi passi
Come scorre il lavoro in questo sistema?
Ogni segnalazione entra come scheda in “Segnalazione”, dal cliente o dalla pianificazione della manutenzione preventiva, con sito, descrizione e priorità documentati. Il coordinatore delle segnalazioni indirizza il tecnico adatto e la scheda passa a “Diagnosi”, dove il tecnico esamina il guasto e definisce ricambi e costo stimato, quindi a “Riparazione” dopo l'approvazione del cliente se l'intervento è fuori contratto, poi a “Verifica del cliente”, dove il cliente conferma la scomparsa del guasto commentando sulla scheda; infine “Chiusura e fatturazione”, con l'emissione della fattura o lo storno della visita dal contratto periodico.
La chat coordina il movimento dei tecnici: il coordinatore passa un indirizzo o chiede a un tecnico di un ricambio sul suo furgone, e il tecnico carica dal sito foto di prima e dopo. Gli Annunci portano ai clienti la pianificazione della manutenzione preventiva: le date delle prossime visite periodiche di ogni struttura pubblicate in anticipo perché i clienti preparino i loro siti, e ogni circolare ufficiale su variazioni di prezzo dei contratti o orari di lavoro in stagioni e festività.
Le Scadenze registrano compensi dei tecnici e ricambi per ogni segnalazione: l'impresa conosce il margine di ogni contratto di manutenzione singolarmente — un contratto che consuma ricambi e visite viene riprezzato al rinnovo con numeri documentati. Il coordinatore delle segnalazioni sorveglia ogni ora le schede in “Segnalazione” e “Diagnosi”, perché il tempo di risposta è la bilancia della soddisfazione nei contratti, e ogni emergenza salta la coda con un'etichetta di priorità chiara che tutti vedono.
Chi fa cosa?
I ruoli operativi di questo sistema e la responsabilità di ciascuno nel lavoro quotidiano — assegnali al tuo team così come sono o adattali alla vostra realtà.
Coordinatore delle segnalazioni
Riceve le segnalazioni e le distribuisce ai tecnici per specializzazione e posizione, sorveglia i tempi di risposta sulle schede in “Segnalazione” e “Diagnosi” ed escala subito le emergenze.
Tecnici sul campo
Diagnosticano i guasti ed eseguono le riparazioni, caricano foto di prima e dopo sulla scheda e documentano i ricambi sostituiti per la fatturazione.
Responsabile dei contratti
Gestisce la pianificazione della manutenzione preventiva e ne pubblica le date negli Annunci, segue la soddisfazione dei clienti in “Verifica del cliente” e i rinnovi dei contratti.
Cosa viene preparato per te dal primo giorno?
Unità del sistema
- Attività — Una bacheca kanban con colonne del flusso di lavoro e schede di esecuzione
- Chat — Il canale rapido per il coordinamento quotidiano del team
- Annunci — La voce ufficiale della direzione: circolari e avvisi che raggiungono tutti
- Scadenze — Il denaro interno con massima riservatezza — scadenze, anticipi e spese
Annuncio di benvenuto: «Benvenuti nel sistema della manutenzione»
Da oggi ogni segnalazione è una scheda che avanza dalla ricezione alla chiusura e fatturazione, e i nostri tempi di risposta sono visibili a tutti sulla bacheca. Iniziate registrando le segnalazioni di oggi e i contratti di manutenzione in essere, e pubblicate negli Annunci il calendario delle prossime visite preventive perché i clienti preparino i loro siti.
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