Sistema per il reparto eventi aziendali
Un team che organizza gli eventi interni ed esterni dell'azienda, dal brief alla chiusura dei costi.
Ogni evento è un'unica scheda: brief, preparazione, fornitori, esecuzione, valutazione e costi — nessun dettaglio si perde.
Senza carta di credito — il tuo progetto è pronto con il sistema completo in un minuto
Ecco la bacheca del sistema come la riceverai: colonne del flusso di lavoro e schede iniziali che mostrano i primi passi
Come scorre il lavoro in questo sistema?
Ogni evento inizia con una scheda nella colonna “Brief” scritta dall'event manager: obiettivo, partecipanti attesi, budget, data e location. Passa poi a “Preparazione”, dove i coordinatori lavorano sulle checklist — prenotazione, autorizzazioni, allestimento tecnico e catering — e quindi a “Fornitori” per seguire contratti, consegne e relative scadenze sulla scheda. Il giorno dell'evento la scheda si sposta in “Esecuzione” e da lì si gestisce la scaletta operativa sul campo; dopo l'evento passa a “Valutazione” per raccogliere la soddisfazione dei partecipanti e le note del team, e si chiude in “Costi” riconciliando la spesa effettiva con il budget approvato.
La chat è il canale di coordinamento sul campo durante l'esecuzione — un fornitore in ritardo o una modifica alla scaletta raggiungono subito tutto il team. Gli Annunci raggiungono il resto dei dipendenti: inviti agli eventi interni, promemoria e istruzioni di partecipazione escono da qui, non da messaggi sparsi.
Le Spettanze gestiscono il denaro degli eventi con riservatezza: compensi e pagamenti di ogni fornitore, spese dell'evento voce per voce e residuo del budget. Quando la scheda arriva in “Costi”, i numeri sono già pronti per la riconciliazione e la chiusura, invece di raccogliere fatture settimane dopo la fine dell'evento.
Chi fa cosa?
I ruoli operativi di questo sistema e la responsabilità di ciascuno nel lavoro quotidiano — assegnali al tuo team così come sono o adattali alla vostra realtà.
Event manager
Scrive il brief di ogni evento e ne approva il budget; esamina la valutazione dopo l'esecuzione e firma la chiusura finale dei costi.
Coordinatore eventi
Gestisce la scheda di “Preparazione” con le checklist di prenotazione, autorizzazioni e allestimenti, e guida l'esecuzione sul campo il giorno dell'evento.
Coordinatore fornitori
Raccoglie le offerte dei fornitori e segue contrattualistica e consegne nella colonna “Fornitori”, registrando compensi e pagamenti nelle Spettanze.
Responsabile report e costi
Raccoglie i dati di partecipazione e soddisfazione in “Valutazione” e riconcilia le fatture con il budget in “Costi” prima della chiusura della scheda.
Cosa viene preparato per te dal primo giorno?
Unità del sistema
- Attività — Una bacheca kanban con colonne del flusso di lavoro e schede di esecuzione
- Chat — Il canale rapido per il coordinamento quotidiano del team
- Annunci — La voce ufficiale della direzione: circolari e avvisi che raggiungono tutti
- Scadenze — Il denaro interno con massima riservatezza — scadenze, anticipi e spese
Annuncio di benvenuto: «Benvenuti nel sistema degli eventi aziendali»
Da oggi ogni evento si gestisce qui: una scheda che si sposta da “Brief” a “Costi”, il coordinamento sul campo in chat e i compensi dei fornitori nelle Spettanze. Iniziate inserendo i prossimi eventi come schede nella colonna “Brief” con date e budget; inviti e promemoria per i dipendenti usciranno dagli Annunci di questo sistema.
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