Sistema per agenzie digitali
Agenzie digitali che offrono ai clienti siti web, app e marketing digitale.
Dalla proposta presentata al cliente alla produzione e consegna, fino al contratto di manutenzione mensile — un ciclo cliente completo con rilievi documentati.
Senza carta di credito — il tuo progetto è pronto con il sistema completo in un minuto
Ecco la bacheca del sistema come la riceverai: colonne del flusso di lavoro e schede iniziali che mostrano i primi passi
Come scorre il lavoro in questo sistema?
Ogni opportunità parte con una scheda in “Proposta”, dove l'account manager prepara l'offerta tecnica ed economica; dopo la firma del cliente passa a “Produzione” e il lavoro si distribuisce tra designer, sviluppatori e content creator con sotto-attività sulla scheda. Al completamento della prima versione passa a “Revisione del cliente”, dove i suoi rilievi si raccolgono in giri documentati, non in messaggi dispersi; quindi “Consegna” dopo l'approvazione finale e il trasferimento di proprietà e accessi; infine “Manutenzione mensile” se il contratto include supporto continuativo — ed è qui che il progetto si trasforma da costo in ricavo ricorrente.
Il forum documenta rilievi e decisioni dei clienti: ogni giro di revisione ha un tema che raccoglie i rilievi, quanto accolto e quanto declinato e perché — protezione dell'agenzia dallo scope creep e salvaguardia della relazione. La chat è per il coordinamento quotidiano interno del team di produzione. Gli Annunci per le notizie e le politiche dell'agenzia: nuovi prezzi, ferie, adozione di strumenti. Le Scadenze gestiscono le rate dei clienti per fasi contrattuali e i compensi dei freelance collaboratori in riservatezza.
L'account manager possiede la relazione: scrive la proposta, riceve i rilievi del cliente e li documenta nel forum, e ottiene l'approvazione finale. I producer gestiscono la scheda “Produzione”, distribuiscono i compiti e tengono le scadenze. Il team di supporto prende in carico le schede “Manutenzione mensile” ed esegue le richieste correnti dei clienti nell'ambito del contratto. L'informazione fluisce dal cliente all'account manager, al forum, al team di produzione — nessuna scorciatoia a questo percorso.
Chi fa cosa?
I ruoli operativi di questo sistema e la responsabilità di ciascuno nel lavoro quotidiano — assegnali al tuo team così come sono o adattali alla vostra realtà.
Account manager
Scrive le proposte in “Proposta” e possiede la relazione con il cliente: riceve i suoi rilievi e li documenta nel forum, ottiene le approvazioni e spinge la scheda verso “Consegna”.
Producer
Gestiscono la scheda “Produzione”: distribuiscono il lavoro tra designer, sviluppatori e content creator e sorvegliano scadenze e ambito concordato.
Team di supporto
Esegue le richieste dei clienti di “Manutenzione mensile” nell'ambito dei contratti in corso, aggiorna le schede con quanto eseguito ogni mese ed escala all'account manager ciò che supera l'ambito del contratto.
Finanza
Imputa nelle Scadenze le rate dei contratti per fasi, segue i compensi dei freelance collaboratori e segnala le rate sospese in attesa di approvazione del cliente.
Cosa viene preparato per te dal primo giorno?
Unità del sistema
- Attività — Una bacheca kanban con colonne del flusso di lavoro e schede di esecuzione
- Chat — Il canale rapido per il coordinamento quotidiano del team
- Forum — Discussioni documentate in sezioni ordinate: decisioni e conoscenza non vanno mai perse
- Annunci — La voce ufficiale della direzione: circolari e avvisi che raggiungono tutti
- Scadenze — Il denaro interno con massima riservatezza — scadenze, anticipi e spese
Sezioni del forum (4)
- Rilievi dei clienti documentatiI giri di revisione di ogni cliente con un tema autonomo: cosa è stato chiesto, cosa accolto e cosa declinato — un registro che protegge entrambe le parti dai fraintendimenti.
- Ambiti di lavoro e modificheLe richieste dei clienti fuori dal contratto originario: vengono stimate, prezzate e si documenta la decisione di accettarle o rimandarle.
- Portfolio e lezioniCosa ha funzionato e cosa si è inceppato nei progetti consegnati — lezioni su cui il team fonda proposte e stime future.
- Strumenti di produzioneValutazione degli strumenti di design, sviluppo e gestione dei contenuti che il team sperimenta prima dell'adozione ufficiale.
«Regole di lavoro di questo sistema» — Fissato nel forum
1. Nessuna produzione inizia prima della firma della proposta e dell'imputazione della prima rata nelle Scadenze. 2. I rilievi del cliente si documentano nel forum con un tema autonomo per ogni giro — ciò che non è documentato non si esegue. 3. Ogni richiesta fuori ambito contrattuale si solleva alla sezione “Ambiti di lavoro e modifiche” e si prezza prima dell'esecuzione. 4. La consegna non avviene prima dell'approvazione documentata del cliente e del trasferimento di tutti gli accessi e le proprietà. 5. Le richieste di manutenzione mensile si eseguono nell'ambito del contratto; ciò che lo supera si escala all'account manager. 6. I compensi dei freelance si imputano nelle Scadenze appena approvati i loro lavori.
Annuncio di benvenuto: «Benvenuti nel sistema dell'agenzia»
Da oggi ogni cliente passa con una scheda da “Proposta” a “Manutenzione mensile”, e ogni suo rilievo si documenta nel forum con un tema autonomo — d'ora in poi niente approvazioni né modifiche con messaggi dispersi. Primo passo: registrare proposte aperte, progetti in corso e contratti di manutenzione. La chat è per il coordinamento interno; le decisioni ufficiali vi arrivano in questo canale.
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