Sistema per azienda di catering per eventi
Un'azienda di catering al servizio di feste, aziende e scuole con menu progettati per ogni occasione.
Dalla richiesta di catering alla progettazione del menu, alla produzione, al trasporto e al servizio in loco, fino alla valutazione e alla fatturazione.
Senza carta di credito — il tuo progetto è pronto con il sistema completo in un minuto
Ecco la bacheca del sistema come la riceverai: colonne del flusso di lavoro e schede iniziali che mostrano i primi passi
Come scorre il lavoro in questo sistema?
La richiesta di catering entra come scheda nella colonna «Richiesta» con tipo di evento, numero di ospiti, luogo e data. Gli chef progettano il «Menu» con il cliente e lo fanno approvare con il relativo budget; poi inizia la «Produzione» prima dell'evento con un piano di cottura a ritroso dall'ora di servizio: ciò che si serve caldo si cucina per ultimo. In «Trasporto» si preparano i veicoli refrigerati, i percorsi e gli orari di arrivo; in «Servizio» si gestisce il buffet o il servizio in loco fino alla fine dell'evento; poi la soddisfazione del cliente si documenta in «Valutazione» e la posizione si completa in «Fatturazione».
Il giorno dell'evento la chat è una linea diretta tra sede e cucina: un aumento improvviso degli ospiti rispetto al numero confermato, una richiesta di servizio anticipato da parte del cliente o una carenza di attrezzature di servizio risolta subito. Gli Annunci sono del direttore: i grandi eventi della settimana e l'assegnazione delle squadre, gli aggiornamenti dei menu stagionali e le istruzioni di sicurezza alimentare nel trasporto e nel servizio, che non ammettono eccezioni.
Le Scadenze gestiscono i debiti verso i fornitori di carni e verdure per ciascun evento, i compensi del personale temporaneo — camerieri e autisti — e gli acconti dei clienti con gli importi residui dopo l'evento: così la redditività di ogni evento emerge separatamente prima della chiusura del mese.
Chi fa cosa?
I ruoli operativi di questo sistema e la responsabilità di ciascuno nel lavoro quotidiano — assegnali al tuo team così come sono o adattali alla vostra realtà.
Direttore del catering
Riceve e negozia le grandi commesse, assegna le squadre agli eventi tramite gli Annunci ed esamina la redditività di ogni evento dopo la fatturazione.
Gli chef
Progettano i menu in «Menu» e guidano la «Produzione» con un piano di cottura sincronizzato sull'ora di servizio; supervisionano la qualità del servizio in loco.
Coordinatori dei trasporti
Gestiscono «Trasporto»: preparazione dei veicoli refrigerati e pianificazione dei percorsi; confermano l'arrivo integro di ogni articolo prima dell'inizio del servizio.
Responsabile del servizio in loco
Guida il team di servizio in «Servizio» il giorno dell'evento, gestisce le richieste impreviste del cliente via chat e documenta la valutazione con il cliente prima di lasciare la sede.
Cosa viene preparato per te dal primo giorno?
Unità del sistema
- Attività — Una bacheca kanban con colonne del flusso di lavoro e schede di esecuzione
- Chat — Il canale rapido per il coordinamento quotidiano del team
- Annunci — La voce ufficiale della direzione: circolari e avvisi che raggiungono tutti
- Scadenze — Il denaro interno con massima riservatezza — scadenze, anticipi e spese
Annuncio di benvenuto: «Benvenuti nel sistema del catering»
Ogni evento da noi è una scheda che si sposta da «Richiesta» a «Fatturazione»: menu approvato, piano di produzione e piano di trasporto sono tutti documentati su di essa. Il giorno dell'evento la chat è una linea diretta tra sede e cucina, e l'assegnazione delle squadre si pubblica qui negli Annunci. Iniziate registrando gli eventi di questo mese.
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