Sistema per azienda di ospitalità per eventi
Un'azienda di ospitalità al servizio di congressi e feste aziendali con personale e attrezzature itineranti.
Dal brief del cliente alla progettazione dell'ospitalità, alla preparazione e all'esecuzione in loco, fino alla valutazione e alla fatturazione.
Senza carta di credito — il tuo progetto è pronto con il sistema completo in un minuto
Ecco la bacheca del sistema come la riceverai: colonne del flusso di lavoro e schede iniziali che mostrano i primi passi
Come scorre il lavoro in questo sistema?
Ogni evento parte da una scheda nella colonna «Brief»: natura dell'occasione, numero di ospiti, budget, livello di ospitalità richiesto ed eventuali requisiti di protocollo. In «Progettazione ospitalità» si costruisce l'esperienza completa — bevande, ospitalità tradizionale, dolci, modalità di servizio e divisa del personale — e il cliente la approva per iscritto sulla scheda. Poi «Preparazione»: liste di attrezzature e materiali di consumo dal magazzino e assegnazione di personale e supervisore; il giorno dell'evento la scheda vive in «Esecuzione» con la gestione dell'ospitalità in loco fino alla chiusura; poi la soddisfazione del cliente si documenta in «Valutazione» e la posizione si completa in «Fatturazione».
Il giorno dell'evento la chat collega la sede al magazzino: un aumento degli ospiti rispetto al numero confermato, una richiesta di protocollo imprevista dal cliente o una carenza di materiali inviata subito prima che qualcuno se ne accorga. Gli Annunci sono del direttore eventi: gli eventi della settimana e l'assegnazione di personale e supervisori, gli aggiornamenti dei pacchetti di ospitalità e le istruzioni su divisa e protocollo adottate dall'azienda.
Le Scadenze gestiscono l'acconto del cliente e gli importi residui dopo l'evento, i compensi del personale temporaneo per ciascun evento e gli acquisti di materiali di consumo imputati a ciascuna occasione: così la redditività di ogni evento emerge separatamente prima della chiusura del mese, e il titolare sa su quali tipologie di eventi vale la pena concentrarsi.
Chi fa cosa?
I ruoli operativi di questo sistema e la responsabilità di ciascuno nel lavoro quotidiano — assegnali al tuo team così come sono o adattali alla vostra realtà.
Direttore eventi
Riceve e negozia i grandi eventi, approva i progetti di ospitalità con i clienti, assegna il personale tramite gli Annunci ed esamina la redditività di ogni evento dopo la fatturazione.
Coordinatore brief e clienti
Riceve il «Brief» del cliente e lo documenta con precisione sulla scheda, segue l'approvazione del progetto e resta il punto di contatto con il cliente fino al giorno dell'evento.
Supervisori dell'ospitalità
Guidano il personale in «Esecuzione» il giorno dell'evento, gestiscono il protocollo in loco e risolvono gli imprevisti in coordinamento con il magazzino via chat.
Responsabile preparazione e magazzino
Prepara attrezzature e materiali in «Preparazione» secondo la lista di ciascun evento, riceve e riconcilia i resi dopo l'evento e aggiorna le giacenze del magazzino in tempo reale.
Cosa viene preparato per te dal primo giorno?
Unità del sistema
- Attività — Una bacheca kanban con colonne del flusso di lavoro e schede di esecuzione
- Chat — Il canale rapido per il coordinamento quotidiano del team
- Annunci — La voce ufficiale della direzione: circolari e avvisi che raggiungono tutti
- Scadenze — Il denaro interno con massima riservatezza — scadenze, anticipi e spese
Annuncio di benvenuto: «Benvenuti nel sistema di ospitalità per eventi»
Ogni evento da noi è una scheda da «Brief» a «Fatturazione»: progetto di ospitalità approvato, liste di preparazione e assegnazione del personale sono tutti documentati su di essa. Il giorno dell'evento la chat è una linea diretta tra sede e magazzino, e l'assegnazione del personale si annuncia qui. Iniziate registrando gli eventi di questo mese.
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