Sistema per il reparto relazioni pubbliche
Un team che gestisce l'immagine mediatica dell'azienda: monitoraggio, storie, comunicati, distribuzione e coperture.
Dal monitoraggio di ciò che si dice sull'azienda al report mensile per la direzione — un ciclo di PR interamente documentato.
Senza carta di credito — il tuo progetto è pronto con il sistema completo in un minuto
Ecco la bacheca del sistema come la riceverai: colonne del flusso di lavoro e schede iniziali che mostrano i primi passi
Come scorre il lavoro in questo sistema?
Nella colonna “Monitoraggio” si raccolgono le schede di ciò che viene detto sull'azienda, sul settore e sui concorrenti e delle opportunità di visibilità mediatica, caricate ogni giorno dal responsabile del monitoraggio con le relative fonti. La storia meritevole di pubblicazione passa a “Storia”, dove se ne costruisce l'angolo e se ne raccolgono i materiali; poi a “Comunicato”, dove il comunicato o la notizia viene redatto in stile giornalistico e approvato dal responsabile PR prima dell'uscita. Dopo l'approvazione la scheda passa a “Distribuzione”, dove il coordinatore media la invia alla lista dei giornalisti e segue le risposte; quindi a “Copertura” per documentare quanto pubblicato con i link, e il riepilogo del mese si raccoglie in “Report mensile” da inviare alla direzione.
La chat serve per il coordinamento rapido e le approvazioni urgenti — soprattutto nelle situazioni sensibili che non ammettono attese. Il forum è la memoria documentata del reparto: la banca delle storie pronte, l'archivio delle coperture con i link e la documentazione delle crisi passate e di come sono state gestite, a cui il team ricorre al bisogno.
L'informazione scorre in entrambe le direzioni: il responsabile del monitoraggio carica l'essenziale come schede; il copywriter le trasforma in storie e comunicati; il coordinatore media gestisce distribuzione e relazioni con i giornalisti; il responsabile PR approva ogni comunicato prima dell'uscita e presenta il report mensile. Nessun comunicato esce senza approvazione e nessuna copertura si perde senza documentazione.
Chi fa cosa?
I ruoli operativi di questo sistema e la responsabilità di ciascuno nel lavoro quotidiano — assegnali al tuo team così come sono o adattali alla vostra realtà.
Responsabile delle relazioni pubbliche
Approva ogni comunicato prima della distribuzione, definisce le priorità delle storie in base al monitoraggio e presenta il report mensile alla direzione.
Copywriter media
Trasforma le storie in comunicati e notizie in stile giornalistico nella colonna “Comunicato” e prepara i materiali di supporto di ogni scheda.
Coordinatore media
Gestisce la lista dei giornalisti, distribuisce i comunicati e segue le risposte in “Distribuzione”; documenta coperture e link sulle schede.
Responsabile del monitoraggio
Monitora quotidianamente quanto pubblicato su azienda, concorrenti e settore, e carica l'essenziale come schede in “Monitoraggio” con fonti e una prima valutazione di rilevanza.
Cosa viene preparato per te dal primo giorno?
Unità del sistema
- Attività — Una bacheca kanban con colonne del flusso di lavoro e schede di esecuzione
- Chat — Il canale rapido per il coordinamento quotidiano del team
- Forum — Discussioni documentate in sezioni ordinate: decisioni e conoscenza non vanno mai perse
Sezioni del forum (4)
- Banca delle storieStorie e angoli mediatici pubblicabili raccolti dai reparti dell'azienda — il copywriter vi attinge quando serve materiale.
- Archivio delle copertureLe coperture importanti documentate con link e contesto — un riferimento per i report o per rispondere a una richiesta.
- Crisi e situazioni sensibiliDocumentazione delle situazioni mediatiche delicate: cosa è successo, come abbiamo agito e quale lezione ne abbiamo tratto.
- Relazioni con i mediaNote sui giornalisti e sulle piattaforme con cui lavoriamo e su quali materiali si adattano a ciascuno.
«Regole di lavoro di questo sistema» — Fissato nel forum
1. Nessun comunicato esce ai media senza l'approvazione del responsabile PR documentata sulla sua scheda. 2. Ogni copertura si documenta con il relativo link nella colonna “Copertura” entro un giorno dalla pubblicazione. 3. Le situazioni sensibili si discutono in chat per rapidità, poi la decisione si documenta nella sezione “Crisi e situazioni sensibili” del forum. 4. Il monitoraggio quotidiano è un dovere ogni mattina — ciò che merita diventa una scheda, il resto si archivia. 5. Il report mensile si consegna puntuale anche in un mese tranquillo — la tranquillità stessa è un risultato da menzionare.
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