Sistema per tour operator
Un'azienda di viaggi nazionali e internazionali con programmi stagionali e gruppi programmati.
Dalla progettazione del programma di viaggio al marketing, alle prenotazioni, alla preparazione, all'esecuzione e alla valutazione, fino alla fatturazione.
Senza carta di credito — il tuo progetto è pronto con il sistema completo in un minuto
Ecco la bacheca del sistema come la riceverai: colonne del flusso di lavoro e schede iniziali che mostrano i primi passi
Come scorre il lavoro in questo sistema?
Ogni viaggio nasce come scheda nella colonna «Programma»: destinazione, durata, costo, capienza e calendario dei giorni. Passa in «Marketing», dove si pubblicano le offerte, si seguono le richieste e si misura la risposta; poi in «Prenotazioni» con le liste dei partecipanti confermati e i loro pagamenti fino al completamento del numero. Prima della partenza la scheda passa in «Preparazione»: biglietti aerei, prenotazioni alberghiere, trasporti e permessi — nessun passaggio a «Esecuzione» prima del loro completamento — poi il viaggio vive in «Esecuzione» per i giorni del tour con un aggiornamento quotidiano sulla scheda; al ritorno le impressioni dei partecipanti si documentano in «Valutazione» e le posizioni si chiudono in «Fatturazione».
Durante l'esecuzione la chat è la sala operativa del viaggio: la guida si coordina con l'ufficio per ogni imprevisto — un cambio di orario di volo o un problema di salute di un partecipante — e il diario del viaggio si aggiorna sulla scheda in tempo reale. Gli Annunci sono del direttore dei programmi: lancio dei nuovi programmi stagionali, aggiornamenti dei prezzi dei fornitori che incidono sui pacchetti e istruzioni per gestire i partecipanti nelle situazioni di emergenza.
Le Scadenze gestiscono le rate dei partecipanti dovute prima e dopo il viaggio e i debiti verso i fornitori — voli, hotel e trasporti — per ciascun viaggio separatamente: così emerge il profitto netto di ogni programma al netto di tutti i suoi impegni, e il titolare sa quali destinazioni vale la pena ripetere.
Chi fa cosa?
I ruoli operativi di questo sistema e la responsabilità di ciascuno nel lavoro quotidiano — assegnali al tuo team così come sono o adattali alla vostra realtà.
Direttore dei programmi
Progetta i programmi di viaggio e ne stabilisce prezzi e capienza; ne annuncia il lancio negli Annunci ed esamina la redditività di ogni viaggio dopo la «Fatturazione».
Coordinatore prenotazioni
Gestisce «Prenotazioni» e conferma partecipanti e pagamenti; esegue la «Preparazione» — biglietti, hotel e permessi — con congruo anticipo sulla partenza.
Le guide
Guidano l'«Esecuzione» sul campo, gestiscono il gruppo dei partecipanti e il diario del viaggio sulla scheda e documentano la valutazione con i partecipanti prima del ritorno.
Responsabile marketing
Gestisce il «Marketing»: pubblica i programmi sui canali, segue le richieste e le converte in prenotazioni e riporta al direttore quali programmi funzionano e quali vanno modificati.
Cosa viene preparato per te dal primo giorno?
Unità del sistema
- Attività — Una bacheca kanban con colonne del flusso di lavoro e schede di esecuzione
- Chat — Il canale rapido per il coordinamento quotidiano del team
- Annunci — La voce ufficiale della direzione: circolari e avvisi che raggiungono tutti
- Scadenze — Il denaro interno con massima riservatezza — scadenze, anticipi e spese
Annuncio di benvenuto: «Benvenuti nel sistema dei viaggi»
Ogni viaggio da noi è una scheda da «Programma» a «Fatturazione»: prenotazioni dei partecipanti, preparativi e diario dell'esecuzione sono tutti documentati su di essa. Durante i viaggi la chat è la sala operativa con le guide, e i lanci dei programmi si annunciano qui. Iniziate registrando il prossimo programma di viaggio completo.
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