社用車管理部門システム

すべての車両は状態に応じて動くカードを持ちます。「割当」では従業員・部門への車両の割り当てと返却日を管理し、車両責任者が各車両の所在と使用者をリアルタイムで把握します。定期整備の予定と路上の故障は、期限と認定整備工場とともに「整備」に入り、請求書番号と修理内容でクローズします。燃料消費は「燃料」の定期カードに記録され、問い合わせに値する異常消費をあぶり出します。車検証・保険・定期検査は満期数週間前にアラートが出る「車両書類」のカードで、書類切れで車両が止まることがありません。月次で車両ごとのコストを「コスト」に集め、車両状況を経営層へ上げる「レポート」にまとめます。

チャットはドライバーの開かれた回線です。緊急の故障・軽微な事故・代替車両の依頼が即座に届き、必要時にカードへ変わります。受払管理は車両の金銭台帳です。燃料・整備・交通違反・保険の請求書を車両ごとに記録。コストが価値を上回り買替に値する車両と、異常消費が繰り返されるドライバーが明確に見えます。

車両責任者はボードを所有します。割当を承認し、整備をスケジュールし、「コスト」を月次レビューして買替を提案します。ドライバーはチャットで報告し、自車両のカードを読み取り値と指摘で更新します。経理担当は請求書を受払管理と照合し、超過をエスカレーションします。部門からの新規車両要求は「割当」に入り、先着ではなく優先度と予算で裁定します。