Systeem voor crediteurenbeheer

Elke leveranciersfactuur komt direct bij ontvangst als kaart binnen in de kolom „Factuur” met bijlagen en gaat naar „Matching” voor de driewegmatch: factuur met inkooporder met ontvangstbewijs — elk verschil in aantal of prijs blokkeert de kaart tot het met de leverancier of inkoop is opgelost. Na een schone match gaat de kaart naar „Goedkeuring” voor de handtekening van de financieel directeur, daarna naar „Ingepland”, waar hij in het betalingsschema wordt opgenomen op basis van vervaldatum, leveranciersprioriteit en liquiditeitspositie; bij uitvoering van de overboeking verhuist hij naar „Betaald” met de betaalreferentie, en alles wordt gebundeld in „Rapport” met de crediteurenposities, hun ouderdom en de behaalde vroegbetalingskortingen.

Openstaande posten registreert de positie van elke leverancier: de factuur als boeking bij goedkeuring, de betaling als tegenboeking bij uitvoering, en elke verdiende korting of vooruitbetaling is direct zichtbaar in het leverancierssaldo. Zo kent het team de positie van elke leverancier nauwkeurig vóór elke onderhandeling of nieuwe aanvraag, zonder terug te vallen op losse boekhoudingen of bestanden.

De chat dient de snelle coördinatie: een vraag van inkoop over een aantallenverschil, een melding van de penningmeester over liquiditeitsdruk die herplanning vereist, of een antwoord aan een leverancier die naar de status van zijn factuur vraagt — een nauwkeurig antwoord, want de status is op het bord zichtbaar. Het werk stroomt van de crediteurenboekhouder die ontvangt en matcht, naar de controller die de match goedkeurt, naar de financieel directeur voor goedkeuring, naar de penningmeester voor uitvoering op de „Ingepland”-data.