Systeem voor debiteurenbeheer

Elke klantfactuur komt bij uitgifte als kaart binnen in de kolom „Factuur” met betaalvoorwaarden en vervaldatum, en gaat enkele dagen vóór de vervaldatum naar „Opvolging” om te verifiëren dat hij bij de klant is aangekomen en is goedgekeurd — veel vertraging komt doordat een factuur het systeem van de klant nooit heeft bereikt. Als de vervaldatum zonder betaling verstrijkt, verhuist de kaart naar „Herinnering” en wordt de afgesproken herinneringsketen uitgevoerd: een vriendelijk bericht, dan een telefoontje, dan een formele brief — elke stap met datum op de kaart gedocumenteerd. Bij betaling gaat hij naar „Incasso” met de stortingsreferentie; kaarten die hun tijdslimieten overschrijden, gaan naar „Ouderdomsanalyse”, waar ze worden geclassificeerd en de maatregelen worden bepaald — stopzetting van levering, betalingsregeling of doorverwijzing — en „Rapport” vat de maandpositie en incasso-indicatoren samen.

Openstaande posten registreert de positie van elke klant: de factuur als boeking bij uitgifte en de incasso als tegenboeking, zodat klantsaldi en ouderdom van hun vorderingen op elk moment zichtbaar zijn voor geautoriseerden. Bij elke nieuwe kredietbeslissing — extra levering of langere betalingstermijn — worden saldo en historie van de klant direct uit Openstaande posten opgehaald.

De chat coördineert de gezamenlijke incassoinspanning: sales wordt geïnformeerd vóór elke formele herinnering aan zijn klant, de incasso vraagt sales om met zijn relatie in te stappen waar nodig, en de directie wordt gewaarschuwd voor dossiers die richting de oudste ouderdomscategorieën gaan. Het werk stroomt van de boekhouder die de factuur uitgeeft en registreert, naar de hoofdincassomedewerker die opvolging en herinnering leidt, naar de financieel directeur die over de maatregelen voor dubieuze vorderingen beslist.