Systeem voor budgettering en financiële planning
Een team dat de jaarbegroting van het bedrijf opbouwt, hem kwartaal na kwartaal volgt en afwijkingen behandelt met gedocumenteerde besluiten.
Een jaarbegroting opgebouwd uit afdelingsramingen en driemaandelijks gevolgd, waarbij elke afwijking een gedocumenteerd besluit wordt in plaats van een terloops constatering.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
De begrotingscyclus begint met een kaart per post of afdeling in de kolom „Raming”, waar de afdelingen hun ramingen indienen met bedragen, onderbouwing en aannames; daarna gaan ze naar „Beoordeling”, waar de financieel analist ze toetst en de optimistische of incomplete aannames bespreekt, en vervolgens naar „Goedkeuring” voor het definitieve directiebesluit met de goedgekeurde bedragen per post. Na goedkeuring verhuizen de kaarten naar „Opvolging”, waar de werkelijke uitgaven elk kwartaal met het goedgekeurde worden vergeleken; elke post die zijn limiet overschrijdt of achterblijft bij zijn plan, gaat naar „Afwijking” voor onderzoek van de oorzaken, daarna naar „Besluit”, waar het genomen besluit wordt vastgelegd — aanvulling, verlaging of herverdeling — en „Rapport” vat de kwartaalpositie voor de directie samen.
Het forum is de gedocumenteerde onderhandelingsruimte over de cijfers: elke afdelingsmanager verdedigt zijn ramingen in een eigen onderwerp met cijfers en argumenten, en aannames en prioriteiten worden transparant besproken in plaats van in besloten sessies waarvan de argumenten verdwijnen. Openstaande posten registreert het goedgekeurde bedrag per post en werkt het kwartaalijks vertrouwelijk bij met het werkelijke, zodat de afwijking een cijfer wordt en geen indruk.
Het werk stroomt van de afdelingsmanagers die de ramingen indienen en op het forum verdedigen, naar de financieel analist die toetst, beoordeelt en aanbevelingen indient, naar de directie voor goedkeuring; daarna keert de analist terug om de kwartaalopvolging te leiden en de afwijkingen te classificeren, en worden de resulterende besluiten op de kaarten en op het forum gedocumenteerd, zodat iedereen weet wat er is besloten en waarom.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Financieel analist
Ontvangt de afdelingsramingen en toetst ze in „Beoordeling”, leidt de kwartaalopvolging en classificeert de afwijkingen, en stelt het kwartaalrapport voor de directie op.
Afdelingsmanager
Dient de ramingen van zijn afdeling in als onderbouwde kaarten in „Raming”, verdedigt ze op het forum en legt de afwijkingen van zijn posten uit wanneer daarom wordt gevraagd.
Financieel directeur
Presideert de beoordelingsrondes, dient de geconsolideerde begroting ter goedkeuring voor en keurt de besluiten voor afwijkingsbehandeling goed in de kolom „Besluit”.
Begrotingscoördinator
Stelt de formulieren en tijdschema’s van de cyclus samen, volgt of afdelingen de opleverdeadlines halen en werkt de kaarten bij met goedgekeurde en werkelijke cijfers uit Openstaande posten.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Forum — Gedocumenteerde discussies in georganiseerde secties — beslissingen en kennis gaan nooit verloren
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Forumsecties (4)
- Afdelingsramingen en onderbouwingElke afdeling presenteert haar ramingen als onderwerp met aannames en argumenten; ze worden hier besproken vóór de officiële beoordelingsronde.
- BegrotingsbesluitenDocumentatie van goedkeurings- en afwijkingsbehandelingsbesluiten met hun redenen — permanente referentie van wat is besloten en waarom.
- Aannames en economische indicatorenDe goedgekeurde aannames voor inflatie, groei en prijzen, en marktontwikkelingen die de begroting raken, met hun bronnen.
- Algemene discussiesOnderwerpen over begroting en financiële planning die niet in bovenstaande onderdelen passen.
«Werkafspraken in dit systeem» — Vastgepind op het forum
1. Geen post buiten de begroting: elke uitgavenbehoefte wordt als kaart met onderbouwing in „Raming” geregistreerd vóór elke verplichting. 2. Onderbouwing en aannames worden op het forum gedocumenteerd, niet in mondelinge meetings — wat niet is geschreven, is niet besproken. 3. Goedkeurings- en afwijkingsbehandelingsbesluiten worden op de dag van uitgifte met redenen genoteerd in „Begrotingsbesluiten”. 4. Het goedgekeurde en het werkelijke bedrag per post worden minstens een week vóór elke kwartaalopvolging in Openstaande posten bijgewerkt. 5. Elke afwijking die de afgesproken grens overschrijdt, verhuist direct bij constatering naar de kolom „Afwijking” en blijft niet langer dan één kwartaal zonder besluit.
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.