Systeem voor een afdeling aftersales

De basis begint bij “Klant”: een kaart per bestaande klant met het huidige pakket, de geschiedenis en de indicatoren van werkelijk gebruik. Bij wie een gereedheidsindicator verschijnt — volledig benut pakket, een groeiend team, een vraag om een niet-inbegrepen feature — gaat de kaart naar “Kans” met een inschatting van de potentiële waarde. De medewerker stelt in “Aanbod” het passende aanbod voor de aanvulling of upgrade op, verstuurt het en volgt de reactie van de klant. Bij acceptatie gaat de kaart naar “Verkoop” voor het afronden van contract en activering. Het werk stopt niet bij de verkoop: de kaart gaat naar “Opvolging” om te controleren dat de klant de aanvulling gebruikt en er echt waarde uit haalt. Daarna wordt de commissie van de medewerker berekend in “Commissie” en worden de teamindicatoren gebundeld in “Rapport”.

De chat dient voor de dagelijkse afstemming tussen medewerkers: wie neemt contact op met een gedeelde klant zodat er niet dubbel wordt gebeld, een dringende prijsvraag tijdens een gesprek en het uitwisselen van waargenomen gereedheidsindicatoren. Vergoedingen beheert het geld volledig vertrouwelijk: de commissie van elke deal wordt op de kaart vastgelegd en is alleen zichtbaar voor bevoegden — zo kent elke medewerker zijn vergoedingen precies en kent de supervisor de commissiekosten, zonder losse spreadsheets of zijkanalen.

De medewerkers signaleren de gereedheidsindicatoren en zetten ze om in kansen en aanbiedingen. De supervisor verdeelt de gedeelde klanten, keurt de grote aanbiedingen en kortingen goed en beoordeelt wekelijks de prestaterapporten. Finance vergelijkt de geregistreerde commissies in Vergoedingen met de werkelijke verkopen bij uitbetaling — zo sluit de cyclus met vertrouwen tussen verkoop en boekhouding.