Systeem voor een landbouwcoöperatie
Landbouwcoöperaties en telersgroepen die hun inputs gezamenlijk inkopen en hun product gezamenlijk verkopen.
Gezamenlijke inkoop van inputs, gezamenlijke verkoop van de productie en een gedocumenteerde, volledig transparante winstverdeling tussen de leden.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
De seizoenscyclus wordt volledig op het bord beheerd: ze begint in “Inputs” met het bundelen van de ledenaanvragen voor zaden, meststoffen en gewasbeschermingsmiddelen in één gezamenlijke inkooporder waarmee over de groothandelsprijs wordt onderhandeld; daarna gaat ze naar “Verdeling” met het verdelen van de inkopen over de leden naar hun aanvragen en het vereffenen van hun aandelen. In “Productie” worden de seizoenen van de leden gevolgd en de verwachte hoeveelheden per bedrijf geschat; in “Gezamenlijke verkoop” wordt de productie gebundeld en met grote kopers onderhandeld vanuit de kracht van het volume; daarna “Winstverdeling” met de berekening van elk lids aandeel na aftrek van de exploitatiekosten; en het seizoen wordt afgesloten in “Rapport” met een eindoverzicht dat aan alle leden wordt voorgelegd.
Het forum is het officiële register van de coöperatie: besluiten over gezamenlijke inkoop, verkoopprijzen en verdeelpercentages worden er gedocumenteerd in onderwerpen die alle leden kunnen inzien — geen besluit raakt verloren in een telefoontje of chatgroep. De chat dient voor snelle dagelijkse afstemming: het aankomstmoment van een meststofzending, bevestiging van de hoeveelheid van een lid vóór de verkoop. In Vorderingen staan vertrouwelijk de bijdrage van elk lid, zijn aandeel in de verkopen en wat hem is uitbetaald — zo vertrouwt het lid erop dat zijn rekening bewaard en gecontroleerd is.
Het lid dient zijn inputaanvraag in bij de coöperatiemanager, die ze bundelt in één inkoopkaart, en de bestuursleden keuren de deal goed via een gedocumenteerd forumonderwerp vóór uitvoering. Na de gezamenlijke verkoop berekent de penningmeester de aandelen en worden ze in Vorderingen geregistreerd; daarna wordt het seizoensrapport op het forum gepresenteerd ter inzage van iedereen vóór het wordt vastgesteld.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Coöperatiemanager
Leidt de seizoenscyclus door de kolommen, verzamelt de ledenaanvragen en voegt ze samen, en legt de wezenlijke besluiten vóór uitvoering aan het bestuur voor op het forum.
Bestuursleden
Keuren de grote inkoop- en verkoopdeals en de winstverdeelpercentages goed via gedocumenteerde forumbesluiten en beoordelen het seizoensrapport vóór presentatie aan de leden.
Verantwoordelijke gezamenlijke inkoop
Onderhandelt met inputleveranciers over groothandelsprijzen en volgt de levering in “Inputs” en daarna de verdeling van de hoeveelheden over de leden.
Verantwoordelijke gezamenlijke verkoop
Schat de verwachte hoeveelheden uit de seizoenen van de leden, onderhandelt met grote kopers en stuurt de verkoopuitvoering in “Gezamenlijke verkoop”.
Penningmeester
Registreert de ledenbijdragen en -aandelen in Vorderingen, berekent de aandelen na kostenaftrek en stelt de verdeeloverzichten op vóór ze worden vastgesteld.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Forum — Gedocumenteerde discussies in georganiseerde secties — beslissingen en kennis gaan nooit verloren
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Forumsecties (5)
- BestuursbesluitenDe door het bestuur vastgestelde besluiten — gezamenlijke inkoop, verkoop, winstverdeling — met hun motivering en stemuitslagen; het officiële referentiekader voor alle leden.
- InputdealsLeveranciersaanbiedingen voor zaden, meststoffen en gewasbeschermingsmiddelen: prijzen, hoeveelheden en voorwaarden, met de ledenbespreking vóór een deal wordt vastgesteld.
- KopersaanbiedingenAanbiedingen voor de aankoop van de gezamenlijke productie van handelaren en bedrijven, met vergelijking van prijzen en leverings- en betalingsvoorwaarden.
- LedenzakenToetredingsaanvragen, vragen, suggesties en operationele opmerkingen tussen leden en bestuur.
- SeizoensrapportenDe seizoenseindrapporten: hoeveelheden, prijzen, kosten en verdeelde winsten — hier gepubliceerd ter inzage van iedereen vóór vaststelling.
«Werkregels in dit systeem» — Vastgepind op het forum
1. Elke inputaanvraag of verkoop loopt via een kaart op het bord — geen mondelinge aanvragen buiten het systeem. 2. Geen gezamenlijke inkoop of verkoop wordt uitgevoerd voordat die is goedgekeurd via een gedocumenteerd onderwerp in de sectie “Bestuursbesluiten”. 3. De deadlines voor het registreren van inputaanvragen zijn bindend; wie te laat is, draagt een eventueel prijsverschil. 4. Ledenbijdragen en -aandelen worden voortdurend in Vorderingen geregistreerd en alleen de manager en de penningmeester hebben inzage. 5. Het seizoensrapport wordt minstens een week vóór vaststelling op het forum gepubliceerd om ledenopmerkingen mogelijk te maken. 6. De chat is alleen voor snelle afstemming; alles wat geld of een besluit betreft wordt gedocumenteerd op het forum en in Vorderingen.
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.