Systeem voor activa en uitgegeven bedrijfsmiddelen
Een team dat de bedrijfsactiva en uitgegeven middelen volgt — apparatuur, machines, meubilair en voertuigen — van registratie tot retourname en de jaarlijkse inventarisatie.
Elk actief een kaart: registratie, uitgifte, onderhoud en afschrijving tot retourname, met een jaarlijkse inventarisatie die boekhouding en werkelijkheid vergelijkt zonder onverklaarde vermissingen.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Elk nieuw actief komt direct bij aankoop als kaart binnen in de kolom „Registratie”: soort, serienummer, waarde, aankoopdatum en afschrijvingsperiode. Bij afgifte aan een medewerker of afdeling verhuist de kaart naar „Uitgifte”, ondertekend door de ontvanger en erop gedocumenteerd. Gedurende de levensduur van het actief verhuist zijn kaart naar „Onderhoud” bij elke storing of periodiek onderhoud met de facturen ervan, en wordt zijn boekwaarde periodiek bijgewerkt in „Afschrijving” volgens het goedgekeurde beleid. Bij het einde van de behoefte van de gebruiker of zijn vertrek gaat de kaart naar „Retourname”, waar het actief wordt geïnspecteerd, teruggenomen en over zijn lot wordt besloten — heruitgifte, vervanging of afstoting; en alle kaarten worden jaarlijks gebundeld in „Jaarlijkse inventarisatie”, waar de administratie met de veldtelling wordt vergeleken en de verschillen en hun afhandeling worden gedocumenteerd.
De chat coördineert de dagelijkse beweging: een uitgifteverzoek voor een nieuwe medewerker, een storingsmelding die de kaart naar „Onderhoud” moet verplaatsen, of de afstemming van het innemen van middelen van een vertrekkende medewerker vóór zijn vrijwaring — geen medewerker krijgt eindkwijting voordat zijn uitgiftekaarten volledig in „Retourname” staan.
Openstaande posten registreert de financiële dimensie van elk actief vertrouwelijk: aankoopwaarde, gecumuleerde afschrijving en huidige boekwaarde, en onderhoudskosten op de actiefkaart. Bij inventarisatie, verkoop of afstoting van een actief wordt de transactie direct geboekt, zodat de boekwaarde in het systeem met de werkelijkheid overeenblijft en het team bij elke vernieuwingsbeslissing de kosten van elke afdeling aan activa en onderhoud kent.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Activabeheerder
Registreert nieuwe activa als kaarten in „Registratie”, beheert de uitgifte en terugname van bedrijfsmiddelen, werkt de afschrijvingsboekingen bij in Openstaande posten en leidt de jaarlijkse inventarisatie.
Gebruiker van de uitgifte
Ontvangt de bedrijfsmiddelen met een gedocumenteerde handtekening op de kaart, meldt storingen direct via de chat en retourneert de middelen bij einde behoefte of dienstverband.
Onderhoudscoördinator
Ontvangt de kaarten in „Onderhoud” en voert de reparatie of het periodieke onderhoud uit; voegt facturen en inspectierapporten op de kaart toe voordat hij terug in dienst gaat.
Financieel controller
Stemt de actiefadministratie af met de boekingen in „Afschrijving” en „Jaarlijkse inventarisatie” en documenteert de inventarisatieverschillen en hun afhandeling vóór goedkeuring.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.