Compleet systeem voor een boetiekhotel
Een hotel met twintig tot tachtig kamers, met een team voor receptie, service en onderhoud in opeenvolgende diensten.
De hele hoteldag op één bord: aankomsten van vandaag, bezetting, gastenservice, vertrek en de nachtcontrole.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
De hoteldag begint in de kolom “Aankomsten vandaag”: kaarten voor de verwachte gasten met hun boekingsnummers, speciale verzoeken en aankomsttijden. De receptie maakt de kamers klaar en verplaatst de kaart naar “Bezetting” op het moment dat de sleutel wordt overhandigd. Gedurende het verblijf lopen de verzoeken van de gast via “Service” — extra schoonmaak, onderhoud of hospitality — en bij vertrek gaat de kaart naar “Vertrek en schoonmaak”, waar de kamer wordt gecontroleerd en weer verkoopklaar wordt gemaakt. De hele dag wordt afgesloten in “Nachtcontrole” door de werkelijke bezetting te vergelijken met de boekingen en de omzet.
De chat is de draad tussen de diensten: de overdracht van de ochtend- aan de avonddienst verloopt erlangs met een samenvatting van de openstaande gevallen, en urgente gastenverzoeken worden er direct gecoördineerd tussen receptie, service en onderhoud. De aankondigingen zijn de stem van de directie naar het team: richtlijnen voor de receptie, waarschuwingen voor aankomende grote groepsboekingen en gastenbeoordelingen waar het hele team bij stil moet staan.
Openstaande posten beheert vertrouwelijk de uitgaven en kasvoorschotten per dienst: elke dienst ontvangt een voorschot en legt zijn uitgaven en incidentele aankopen voor gasten vast, en de cijfers worden vereffend in de “Nachtcontrole” zonder papieren boeken. Zo weet de manager welke dienst wat heeft uitgegeven en wanneer.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Hotelmanager
Beoordeelt elke ochtend de “Nachtcontrole”, keurt de richtlijnen goed in de aankondigingen en volgt gastenbeoordelingen en terugkerende klachten tot ze zijn opgelost.
Dienstleiders
Verdelen het werk over receptie, service en onderhoud tijdens hun dienst en bewaken de stroom van kaarten tussen de kolommen zodat gastenverzoeken niet blijven hangen.
Receptiemedewerkers
Beheren “Aankomsten vandaag”, “Bezetting” en vertrekken, en leggen speciale gastenverzoeken direct op de kaarten vast zonder op geheugen te vertrouwen.
Kamerserviceteam
Voert de kaarten in “Service” en “Vertrek en schoonmaak” uit volgens de gereedheidsnormen en meldt elke beschadiging of vermissing in de kamers direct in de chat.
Onderhoudstechnicus
Ontvangt storingsmeldingen van de kaarten in “Service” en documenteert de reparaties erop, en escaleert wat een externe aannemer vereist zonder vertraging naar de dienstleider.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Mededelingen — De officiële stem van het management — richtlijnen en meldingen die iedereen bereiken
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Welkomstaankondiging: «Welkom bij het hotelsysteem»
Vanaf vandaag loopt onze hoteldag hierlangs: aankomsten van vandaag zijn kaarten, gastenverzoeken zijn kaarten, en de overdracht tussen diensten loopt via de chat met een samenvatting van openstaande gevallen. Richtlijnen van de directie verschijnen uitsluitend in de aankondigingen. Begin nu met het registreren van de verwachte aankomsten van vandaag.
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.