Systeem voor een koffiebar met eigen branderij
Een koffiebar met eigen branderij die in de bar aan detailhandel verkoopt en via groothandel aan koffiezaken en kantoren.
De reis van de koffie gedocumenteerd van groene boon tot branding en verpakking, en daarna de twee verkoopkanalen: de bar en de groothandel.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
De reis van de koffie begint in de kolom “Groene bonen”: kaarten voor de binnenkomende oogsten met hun herkomst, hoeveelheden en verwachte proefnotities. De hoofdbrander neemt ze mee naar “Branding”, waar hij de brandgraad en het brandprofiel van elke batch op zijn kaart documenteert; daarna naar “Verpakking” met het gewicht van de verpakking en de branddatum erop. Vanaf hier splitst de weg: wat voor de koffiebar is, gaat naar “Café” voor de dagelijkse consumptie door de barista’s, en wat voor groothandelklanten is — koffiezaken en kantoren — gaat naar “Groothandel” met hun periodieke bestellingen en leverdata. De week wordt afgesloten in “Rapport” met de verkopen van beide kanalen en de voorraad groene bonen.
De chat verbindt branderij en bar: de barista deelt extractie- en proefopmerkingen over een nieuwe batch, waarop de brander het profiel van de volgende batch aanpast, en de groothandelsverkoop stemt leverdata en bestellingswijzigingen af. De aankondigingen zijn voor het management: de lancering van een nieuwe oogst, bijgewerkte groothandelsprijzen en geplande proef- en trainingsessies voor barista’s.
Openstaande posten beheert de maandelijkse verplichtingen van groothandelklanten, de inkoop van groene bonen bij importeurs met hun betalingsvoorwaarden en de operationele kosten zoals zakken en etiketten. Zo is de marge van elk verkoopkanaal afzonderlijk zichtbaar en weet de eigenaar wanneer hij de groothandelsprijs verhoogt en wanneer hij hem vasthoudt.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Hoofdbrander
Beheert “Branding” en documenteert het profiel van elke batch op zijn kaart, beslist over de gereedheid van batches voor verpakking en ontwikkelt de blends op basis van de voortdurende opmerkingen van de bar.
Barista’s
Verbruiken de voorraad van “Café” en leveren de gastbeleving, en delen extractie- en proefopmerkingen met de brander via de chat na elke nieuwe batch.
Groothandelsverkoper
Beheert de klanten in “Groothandel” — koffiezaken en kantoren —, plant hun periodieke bestellingen en volgt hun maandfacturen in Openstaande posten.
Voorraadbeheerder
Volgt de saldi van “Groene bonen” en van verpakkingen en verbruiksmaterialen, en waarschuwt ruim voordat een artikel opraakt zodat de inkoop zonder stilstand kan worden afgerond.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Mededelingen — De officiële stem van het management — richtlijnen en meldingen die iedereen bereiken
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Welkomstaankondiging: «Welkom bij het systeem van koffiebar en branderij»
De reis van de koffie is bij ons gedocumenteerd van “Groene bonen” tot de kop van de gast: elke brandbatch met zijn profiel op zijn kaart, en de opmerkingen van de bar bereiken de brander via de chat. Lanceringen van oogsten en prijswijzigingen worden in de aankondigingen gepubliceerd. Begin met het registreren van de huidige oogsten groene bonen.
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.