Systeem voor een schoonmaak- en facilitair bedrijf

Elke klantlocatie wordt beheerd als een kaart die begint in “Locatie” met vastlegging van de gebouwgegevens, de contractscope en het benodigde aantal medewerkers en leidinggevenden. Ze gaat naar “Roostering”, waar het dag- en weekrooster wordt opgebouwd en het personeel over de diensten wordt verdeeld; daarna “Daguitvoering”, waarin de leidinggevende de aanwezigheid van zijn mensen en de voltooiing van de dagtaken punt voor punt bevestigt; vervolgens “Kwaliteit” met periodieke inspectierondes, klantopmerkingen en hun afhandeling; daarna “Facturatie” met de maandfactuur volgens contract en werkelijke aanwezigheid; en tenslotte “Beoordeling” met de periodieke klantwaardering en de beslissing het contract te verlengen of de scope aan te passen.

De chat verbindt de leidinggevenden de hele dag met de directie: een afwezige medewerker die direct vervanging nodig heeft, een extra klantverzoek buiten de scope dat vóór uitvoering wordt geprijsd, of een dringende opmerking van de gebouwbeheerder. In Vorderingen staan vertrouwelijk de lonen van personeel en leidinggevenden, de inkoop van schoonmaakmiddelen en apparatuur en de maandelijkse klantvorderingen — zo wordt de winstgevendheid van elke locatie afzonderlijk zichtbaar, het cijfer waarop verlengingsbeslissingen rusten.

De locatieleidinggevende bevestigt aanwezigheid en voltooiing dagelijks op de kaart “Daguitvoering”; de kwaliteitsverantwoordelijke legt zijn rondes en de klantopmerkingen vast in “Kwaliteit” en wijst de afhandeling aan dezelfde leidinggevende toe; aan het einde van de maand worden aanwezigheids- en voltooiingsgegevens gebundeld voor de facturatie, en de klantbeoordeling gaat een maand vóór de verlengdatum naar de directie.