Systeem voor een ongediertebestrijdingsbedrijf

Elk klantcontract is een kaart die begint in “Contract” met vastlegging van klantgegevens, de doelplagen, het afgesproken aantal bezoeken en de looptijd. Ze gaat naar “Bezoek”, waar de geplande periodieke bezoeken worden uitgevoerd en wordt genoteerd wat is gespoten of welke vallen zijn geplaatst; bij een acute plaagmelding wordt een kaart aangemaakt in “Behandeling”, waarin de monteur het plaagtype, de gebruikte bestrijdingsmiddelen, hun vergunningen en de concentraties vastlegt. Na de behandeling komt “Opvolging” met een verificatiebezoek om zeker te stellen dat de aantasting is weggenomen of om een aanvullende behandeling te besluiten; daarna “Rapport” met een technisch overzicht voor de klant van wat is gedaan plus preventieadviezen; en tenslotte “Verlenging” vóór het einde van het contract met het verlengingsaanbod en vastlegging van de uitkomst.

De chat dient voor het coördineren van bezoeken en acute meldingen: een kakkerlakmelding in een restaurant die niet op het rooster kan wachten, of het plannen van toegang tot een gevoelige locatie op een vast tijdstip. Aankondigingen zijn de stem van de directie naar het team: verplichte veiligheidsinstructies voor het hanteren en opslaan van bestrijdingsmiddelen, bericht over nieuw toegelaten of verboden middelen en een herinnering aan bijna aflopende contracten. In Vorderingen staan vertrouwelijk de contractwaarden en betalingen en de kosten van middelen en apparatuur en de monteursvorderingen.

De klantmelding bereikt de technisch leidinggevende, die het type behandeling en het passende middel bepaalt en de monteur via de chat aanwijst; de monteur legt al het gebruikte op de kaart vast — deze documentatie is een wettelijke eis — daarna beslist het “Opvolging”-bezoek over het sluiten van de melding of het herhalen van de behandeling, en het klantrapport wordt rechtstreeks uit deze dossiers opgebouwd.