Systeem voor digital agencies
Digitale bureaus die websites, apps en digitale marketing voor hun klanten leveren.
Van de offerte aan de klant tot productie en oplevering, en daarna het maandelijkse onderhoudscontract — een complete klantcyclus met gedocumenteerde opmerkingen.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Elke kans begint als kaart in „Offerte”, waar de accountmanager de technische en financiële offerte voorbereidt; na ondertekening door de klant gaat hij naar „Productie” en wordt het werk verdeeld over ontwerpers, ontwikkelaars en contentmakers met subtaken op de kaart. Bij voltooiing van de eerste versie gaat hij naar „Klantreview”, waar de opmerkingen van de klant in gedocumenteerde rondes worden verzameld in plaats van losse berichten; daarna „Oplevering” na definitieve goedkeuring en overdracht van eigendommen en toegangen, en ten slotte „Maandelijks onderhoud” als het contract doorlopende support omvat — hier verandert het project van kostenpost in terugkerende omzet.
Het forum documenteert klantopmerkingen en -besluiten: elke reviewronde heeft een eigen onderwerp dat de opmerkingen verzamelt, wat is geaccepteerd en waarvan we beleefd hebben afgezien en waarom — bescherming voor het bureau tegen scope creep en behoud van de relatie. De chat is voor interne dagelijkse afstemming binnen het productieteam. De mededelingen zijn voor nieuws en beleid van het bureau: nieuwe tarieven, vakanties, goedgekeurde tools. De vorderingen beheren klantbetalingen per contractfase en de vergoedingen van samenwerkende freelancers, vertrouwelijk.
De accountmanager bezit de relatie: hij schrijft de offerte, ontvangt de klantopmerkingen en documenteert ze in het forum, en verkrijgt de definitieve goedkeuring. De uitvoerend producenten beheren de kaart in „Productie”, verdelen de taken en bewaken de deadlines. Het supportteam neemt de kaarten in „Maandelijks onderhoud” over en voert de lopende klantverzoeken binnen het contract uit. De informatie stroomt van klant naar accountmanager naar forum naar productieteam — er is geen snelroute om dit pad heen.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Accountmanager
Schrijft de offertes in „Offerte” en bezit de klantrelatie: ontvangt diens opmerkingen en documenteert ze in het forum, verkrijgt de goedkeuringen en duwt de kaart richting „Oplevering”.
Uitvoerend producenten
Beheren de kaart in „Productie”: verdelen het werk over ontwerpers, ontwikkelaars en contentmakers en bewaken de deadlines en de afgesproken scope.
Supportteam
Voert de verzoeken van klanten in „Maandelijks onderhoud” uit binnen de lopende contracten, werkt de kaarten bij met wat er elke maand is gedaan en escaleert wat buiten de contractscope valt naar de accountmanager.
Financiële afdeling
Boekt contractbetalingen per fase in de vorderingen, bewaakt de vergoedingen van samenwerkende freelancers en waarschuwt voor betalingen die op klantgoedkeuring wachten.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Forum — Gedocumenteerde discussies in georganiseerde secties — beslissingen en kennis gaan nooit verloren
- Mededelingen — De officiële stem van het management — richtlijnen en meldingen die iedereen bereiken
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Forumsecties (4)
- Gedocumenteerde klantopmerkingenReviewrondes van elke klant in een eigen onderwerp: wat is gevraagd, wat is geaccepteerd en waarvan is afgezien — een dossier dat beide partijen tegen misverstanden beschermt.
- Scopes en wijzigingenKlantverzoeken buiten het oorspronkelijke contract: ze worden ingeschat, geprijsd en het besluit tot accepteren of uitstellen wordt gedocumenteerd.
- Portfolio en lessenWat goed ging in opgeleverde projecten en wat vastliep — lessen waarop het team de komende offertes en inschattingen bouwt.
- ProductietoolsBeoordeling van ontwerp-, ontwikkel- en contentbeheertools die het team uitprobeert vóór officiële invoering.
«Werkafspraken in dit systeem» — Vastgepind op het forum
1) Geen productie vóór ondertekening van de offerte en boeking van de eerste betaling in de vorderingen. 2) Klantopmerkingen worden in het forum gedocumenteerd in een eigen onderwerp per ronde — wat niet gedocumenteerd is, wordt niet uitgevoerd. 3) Elk verzoek buiten de contractscope gaat naar de rubriek „Scopes en wijzigingen” en wordt geprijsd vóór uitvoering. 4) Oplevering vindt pas plaats na gedocumenteerde klantgoedkeuring en overdracht van alle toegangen en eigendommen. 5) Verzoeken onder maandelijks onderhoud worden binnen het contract uitgevoerd; wat erbuiten valt, wordt geëscaleerd naar de accountmanager. 6) Vergoedingen van freelancers worden in de vorderingen geboekt zodra hun werk is goedgekeurd.
Welkomstaankondiging: «Welkom bij het bureausysteem»
Vanaf vandaag doorloopt elke klant een kaart van „Offerte” tot „Maandelijks onderhoud”, en wordt elke klantopmerking in het forum gedocumenteerd in een eigen onderwerp — geen goedkeuringen of wijzigingen meer via losse berichten. Eerste stap: de open offertes, lopende projecten en onderhoudscontracten registreren. De chat is voor interne afstemming; de officiële besluiten bereiken u op dit kanaal.
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.