Systeem voor medewerkersdeclaraties
Een team dat declaraties van medewerkers verwerkt — reis, vervoer, representatie en aankopen — en een eerlijke beleidstoepassing en snelle uitbetaling nodig heeft.
Van declaratie tot uitbetaling en archief: beleid dat zonder mondelinge uitzonderingen wordt toegepast, en een medewerker die de status van zijn declaratie kent zonder te vragen.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
De medewerker dient zijn declaratie in en die wordt geregistreerd als kaart in de kolom „Declaratie” met bonnen, soort uitgave en datum; hij gaat naar „Beleidstoets”, waar de declaratieboekhouder de conformiteit met het beleid toetst: categorieplafond, volledigheid van bonnen, koppeling aan een werkopdracht — het incomplete gaat met een concrete opmerking op de kaart terug naar de medewerker, niet mondeling. Na de toets gaat hij naar „Goedkeuring” bij de bevoegde manager volgens zijn financiële bevoegdheid, daarna naar „Uitbetaling”, waar de overboeking of contante uitbetaling wordt uitgevoerd met bewijs bijgevoegd; vervolgens naar „Archief”, waar de documenten geordend worden bewaard; en het maandelijkse „Rapport” vat de uitgaven samen per soort en afdeling, met de categorieën die het beleid het zwaarst belasten.
Openstaande posten is het hart van dit systeem: elke medewerker heeft een declaratieoverzicht waarin zijn goedgekeurde declaraties worden geboekt, wat hem is uitbetaald en wat is afgewezen met de reden — vertrouwelijk: de medewerker ziet zijn eigen posten en zijn manager ziet het totaal van zijn team. Zo verdwijnen de vragen „waar is mijn declaratie gebleven”, want de status is op het bord zichtbaar en het financiële spoor is geregistreerd.
Het werk stroomt van de declarant, naar de declaratieboekhouder die het beleid toetst, naar de bevoegde manager die in „Goedkeuring” beslist, naar de kassier of uitvoerend boekhouder voor de uitbetaling; daarna wordt de kaart gearchiveerd en komt hij in het maandrapport dat de directie de uitgavenpatronen en beleidslekken laat zien.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Declaratieboekhouder
Toetst de declaraties in „Beleidstoets” nauwkeurig en eerlijk, stuurt het incomplete met een duidelijke opmerking terug en boekt de posten dagelijks in Openstaande posten.
Bevoegde manager
Keurt de declaraties van zijn team goed in „Goedkeuring” binnen zijn financiële bevoegdheid en motiveert elke uitzondering schriftelijk op de kaart vóór doorgifte.
Kassier
Voert de goedgekeurde uitbetaling uit in „Uitbetaling” met gedocumenteerd bewijs op de kaart en stemt zijn dagelijkse uitgaven af vóór de afsluiting.
Declarant (medewerker)
Dient zijn declaratie met complete bonnen binnen de reglementaire termijn in en volgt de status op het bord in plaats van persoonlijk na te vragen.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.