Systeem voor een evenementencateraar
Een cateringbedrijf dat feesten, bedrijven en scholen bedient met menu’s die voor elke gelegenheid worden ontworpen.
Van de cateringaanvraag tot menuontwerp, productie, transport en service op locatie tot de beoordeling en facturatie.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
De cateringaanvraag komt binnen als kaart in de kolom “Aanvraag” met het type gelegenheid, het aantal gasten, de locatie en de datum. De chefs ontwerpen het “Menu” met de klant en het wordt met budget goedgekeurd; daarna begint de “Productie” vóór de gelegenheid met een omgekeerd kookschema vanaf het serveertijdstip — wat warm wordt geserveerd, wordt als laatste bereid. In “Transport” worden de gekoelde wagens, de routes en de aankomsttijden voorbereid, en in “Service ter plaatse” wordt het buffet of de bediening op locatie aangestuurd tot het einde van de gelegenheid. Daarna wordt de tevredenheid van de klant gedocumenteerd in “Beoordeling” en de verplichting afgerond in “Facturatie”.
De chat is op de dag van de gelegenheid de hotline tussen locatie en keuken: een onverwachte toename van het aantal gasten ten opzichte van het bevestigde aantal, een verzoek van de gastheer om eerder te serveren, of een tekort aan serveermateriaal dat direct wordt verholpen. De aankondigingen zijn voor de cateringmanager: de grote gelegenheden van de week en de verdeling van de teams, seizoensmenuwijzigingen en de voedselveiligheidsinstructies voor transport en serveren die geen uitzondering dulden.
Openstaande posten beheert per gelegenheid de verplichtingen aan leveranciers van vlees en groenten, de lonen van tijdelijke krachten zoals serveerders en chauffeurs, en de aanbetaling van de klant met het restbedrag na de gelegenheid. Zo is de winstgevendheid van elke gelegenheid afzonderlijk zichtbaar vóór de maandafsluiting.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Cateringmanager
Ontvangt de grote aanvragen en onderhandelt erover, verdeelt de teams over de gelegenheden via de aankondigingen en beoordeelt de winstgevendheid van elke gelegenheid na facturatie.
Chefs
Ontwerpen de menu’s in “Menu” en leiden de “Productie” met een kookschema dat is afgestemd op het serveertijdstip, en houden toezicht op de kwaliteit van het serveren op locatie.
Transportcoördinatoren
Beheren “Transport”: het gereedmaken van de gekoelde wagens en het plannen van de routes, en bevestigen dat elk artikel onbeschadigd aankomt vóór de start van de service.
Locatieserviceverantwoordelijke
Leidt het serveteam in “Service ter plaatse” op de dag van de gelegenheid, behandelt de incidentele verzoeken van de klant via de chat en documenteert de beoordeling met de klant vóór het verlaten van de locatie.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Mededelingen — De officiële stem van het management — richtlijnen en meldingen die iedereen bereiken
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Welkomstaankondiging: «Welkom bij het cateringsysteem»
Elke gelegenheid is bij ons een kaart die van “Aanvraag” tot “Facturatie” beweegt: het goedgekeurde menu, het productieschema en het transportplan zijn er allemaal op gedocumenteerd. Op de dag van de gelegenheid is de chat de hotline tussen locatie en keuken, en de teamverdeling wordt hier in de aankondigingen bekendgemaakt. Begin met het registreren van de gelegenheden van deze maand.
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.