Systeem voor een evenementen-hospitalitybedrijf

Elk evenement begint als kaart in de kolom “Briefing”: de aard van de gelegenheid, het aantal gasten, het budget, het gewenste hospitalityniveau en eventuele protocolvereisten. In “Hospitality-ontwerp” wordt de complete hospitalitybeleving gebouwd — de dranken, het traditionele onthaal, de zoetwaren, de serveerwijze en de kleding van het team — en wordt schriftelijk door de klant goedgekeurd op de kaart. Daarna “Voorbereiding”: lijsten van apparatuur en verbruiksmaterialen uit het magazijn en het aanwijzen van team en leidinggevende. Op de dag van het evenement leeft de kaart in “Uitvoering” met het aansturen van de hospitality op locatie tot de afsluiting; daarna wordt de tevredenheid van de klant gedocumenteerd in “Evaluatie” en de verplichting afgerond in “Facturatie”.

De chat verbindt op de dag van het evenement de locatie met het magazijn: meer gasten dan het bevestigde aantal, een incidenteel protocolverzoek van de klant, of een tekort aan verbruiksmaterialen dat direct wordt aangeleverd voordat iemand het merkt. De aankondigingen zijn voor de evenementenmanager: de evenementen van de week en de verdeling van teams en leidinggevenden, bijgewerkte hospitalityarrangementen en de door het bedrijf goedgekeurde kleding- en protocolinstructies.

Openstaande posten beheert de aanbetaling van de klant en de restbedragen na het evenement, de lonen van het tijdelijke team per evenement en de inkoop van verbruiksmaterialen die aan elke gelegenheid worden toegerekend. Zo is de winstgevendheid van elk evenement afzonderlijk zichtbaar vóór de maandafsluiting, en weet de eigenaar op welke type evenementen hij zich moet richten.