Volledig systeem voor de HR-afdeling
De HR-afdeling van een bedrijf met 30 tot 300 medewerkers, die de volledige medewerkerscyclus beheert van werving tot einde dienstverband.
De volledige medewerkerscyclus op één bord: werving, onboarding, prestatie, ontwikkeling, medewerkerszaken en salarissen — met gedocumenteerd beleid en strikt vertrouwelijke financiën.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Elke medewerker of elk personeelsdossier leeft op een kaart die door de zes kolommen beweegt: hij begint in „Werving” bij het openen van een vacature of het aannemen van een kandidaat, met contracten en documenten als bijlage; daarna gaat de kaart naar „Onboarding”, waar het plan voor de eerste negentig dagen en de afgifte van tools en toegangen worden gevolgd. Na een geslaagde proeftijd gaat de kaart naar „Prestatie”, waar de jaarlijkse beoordelingsrondes worden beheerd, dan naar „Ontwikkeling” voor groeiplannen en trainingen; bij elk verzoek, incident of verklaring verhuist hij naar „Medewerkerszaken” voor behandeling en vastlegging, en tenslotte vindt de opvolging van de maandelijkse betalingen plaats in de kolom „Salarissen”, waar toeslagen en inhoudingen vóór elke salarisrun worden gecontroleerd.
De chat is het interne coördinatiekanaal van de afdeling: een interview plannen, een vraag over een document, een vastgelopen verzoek opvolgen. Het forum is de beleidsreferentie: er worden arbeidsregels en goedgekeurde procedures gepubliceerd, en voorgestelde wijzigingen worden er gedocumenteerd besproken vóór goedkeuring — zo blijft geen enkele administratieve regel een mondelinge afspraak die met de tijd verdwijnt.
Aankondigingen zijn de stem van de afdeling naar alle medewerkers: officiële circulaires, deadlines voor verlofaanvragen, updates van arbeidsvoorwaarden en interne vacatures. Openstaande posten beheert de salarissen en toeslagen strikt vertrouwelijk: per medewerker de posten van salaris, toeslagen, voorschotten en inhoudingen, en alleen geautoriseerden zien ze — zo kent de afdelingsmanager de totale kosten zonder individuele details aan onbevoegden bloot te geven.
De informatie stroomt zo: de wervingsspecialist draagt de nieuwe medewerker over aan de specialist personeelszaken door de kaart van „Werving” naar „Onboarding” te verplaatsen; de ontwikkelingsspecialist pakt de kaart op bij „Prestatie” en „Ontwikkeling”; en de salarisadministrateur ontvangt de bevestigde financiële wijzigingen aan het einde van elke maand vóór de afsluiting, terwijl de afdelingsmanager het hele bord overziet in een wekelijkse review.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
HR-manager
Houdt toezicht op de zes kolommen in een wekelijkse review, keurt het beleid goed op het forum en ondertekent officiële circulaires vóór publicatie via Aankondigingen.
Wervingsspecialist
Beheert de kolom „Werving”: registreert openstaande vacatures als kaarten, plant interviews via de chat en draagt aangenomen kandidaten met complete dossiers over aan „Onboarding”.
Specialist personeelszaken
Behandelt verzoeken en verklaringen van medewerkers in de kolom „Medewerkerszaken”, volgt de onboardingdossiers tot afronding en werkt de medewerkersgegevens voortdurend bij.
Ontwikkelingsspecialist
Bouwt per medewerker ontwikkelplannen in de kolom „Ontwikkeling” op basis van prestateresultaten, coördineert de trainingsprogramma’s en documenteert hun effect op de kaart.
Salarisadministrateur
Stelt de maandelijkse salarisrun samen in de kolom „Salarissen” en boekt salarissen, toeslagen en inhoudingen per medewerker volledig vertrouwelijk in Openstaande posten.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Forum — Gedocumenteerde discussies in georganiseerde secties — beslissingen en kennis gaan nooit verloren
- Mededelingen — De officiële stem van het management — richtlijnen en meldingen die iedereen bereiken
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Forumsecties (4)
- Beleid en reglementenDe goedgekeurde teksten van arbeidsregels en administratieve procedures; elke voorgestelde wijziging wordt hier besproken vóór goedkeuring.
- Medewerkerscasussen en adviesTerugkerende of complexe administratieve casussen waarin de afdeling haar standpunt en aanpak vastlegt als referentie voor vergelijkbare gevallen.
- Verbetering van afdelingsprocessenVerbetervoorstellen voor wervings-, onboarding- en beoordelingsprocessen van de leden van de afdeling zelf.
- Goedgekeurde sjablonen en verklaringenDe officiële modellen van verklaringen, contracten en onboardingplannen — één goedgekeurde versie die niet tussen apparaten verdwaalt.
«Werkafspraken in dit systeem» — Vastgepind op het forum
1. Geen personeelsdossier buiten het systeem: elke nieuwe medewerker, elk verzoek en elke beoordelingsronde wordt op de dag van ontstaan als kaart in de juiste kolom geregistreerd. 2. Beleid en administratieve regels worden vastgelegd in het forumonderdeel „Beleid en reglementen” — de chat is uitsluitend voor dagelijkse coördinatie en beslissingen die daarin passeren gelden niet. 3. Officiële circulaires aan medewerkers worden uitsluitend via Aankondigingen verstuurd na goedkeuring van de afdelingsmanager. 4. Salarissen, toeslagen en inhoudingen worden uitsluitend in Openstaande posten geboekt; salariscijfers worden nooit genoemd in kaarten, chat of forum. 5. De kaart verhuist pas naar een volgende kolom als de documenten van de vorige fase compleet als bijlage zijn toegevoegd.
Welkomstaankondiging: «Welkom bij het systeem van de HR-afdeling»
Vanaf vandaag is dit systeem de manier van werken van de afdeling: elk personeelsdossier is een kaart die van „Werving” naar „Salarissen” beweegt, elk beleidsstuk wordt vastgelegd op het forum, elke circulaire verloopt via Aankondigingen, en de salarissen worden volledig vertrouwelijk in Openstaande posten beheerd. Eerste stap: registreer de huidige openstaande vacatures als kaarten in de kolom „Werving” en lees het vastgepinde onderwerp „Werkafspraken” op het forum.
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.