Systeem voor werving en selectie

Elke wervingsbehoefte begint als kaart in de kolom „Aanvraag” met de functie-eisen, de titel, het goedgekeurde salaris en de betrokken manager. Na goedkeuring van de aanvraag gaat de kaart naar „Publicatie”, waar de vacaturetekst wordt opgesteld en op de afgesproken kanalen wordt geplaatst, en daarna naar „Selectie”, waar de binnengekomen cv’s worden beoordeeld en de shortlist wordt samengesteld. Kandidaten die door zijn, gaan naar „Eerste gesprek” met de wervingsspecialist, daarna naar „Eindgesprek” met de betrokken manager; wie ook dat haalt, gaat met zijn kaart naar „Aanbod” voor het opstellen van het aanbod en de onderhandeling, en tenslotte naar „Aanname” bij ondertekening en het bepalen van de startdatum.

De chat is de dagelijkse coördinatiemotor van het team: interviewtijden vastleggen tussen kandidaat en betrokken manager, snelle indrukken uitwisselen na elk gesprek, en direct een melding bij acceptatie van een aanbod of het afhaken van een kandidaat. De regel van het team is dat de beslissing om tussen twee fasen over te gaan als commentaar op de kaart zelf wordt vastgelegd, met de reden van afwijzing of acceptatie — de chat is voor coördinatie, niet voor beslissingen.

Het werk stroomt helder tussen de rollen: de betrokken manager dient de vacatureaanvraag in; de wervingsspecialist beheert publicatie, selectie en eerste gesprek en geeft de shortlist door aan de betrokken manager voor het eindgesprek; de recruitmentmanager bewaakt het hele bord en grijpt in bij elke kaart die langer dan een week stilstaat; en hij ontvangt het complete dossier van de aangenomen kandidaat om het over te dragen aan personeelszaken voor de start van de onboarding.