Systeem voor een afdeling import en inklaring
Importteams die buitenlandse zendingen, hun documenten en hun douane-inklaring volgen tot aan de ontvangst.
De reis van de zending van importaanvraag tot magazijn: complete documenten, inklaring zonder verrassingen en een gedocumenteerde kostprijs.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Elke importoperatie begint met een kaart in de kolom “Aanvraag” met de gegevens van de buitenlandse leverancier, de artikelen, de zendingswaarde en de vervoerswijze. Bij vertrek van de goederen gaat ze naar “Zending” met het vrachtbriefnummer en de verwachte aankomstdatum. In “Documenten” verzamelt de importcoördinator de vereiste stukken — commerciële factuur, certificaat van oorsprong, paklijst, conformiteitscertificaten — en controleert hun volledigheid vóór aankomst van de zending, want een ontbrekend document betekent liggeld en boetes. Bij aankomst gaat de kaart naar “Inklaring”, waar de declarant de douane- en vrijgaveprocedures start, daarna naar “Ontvangst” wanneer de zending het magazijn bereikt, en tot slot naar “Kostenrapport”, waar alle kosten worden samengevoegd tot de werkelijke importkostprijs per artikel.
De chat werkt gedurende de hele reis van de zending: afstemming met de expediteur over de aankomstdatum, een dringende vraag aan de leverancier over een laat document of opvolging met de declarant over de reden van stilstand bij de douane. Elke wezenlijke update wordt ook op de kaart vastgelegd, zodat de reis gedocumenteerd blijft voor latere beoordeling.
Vergoedingen beheert de importkosten vertrouwelijk: douanerechten, inklarings-, transport- en opslagkosten en de goederenwaarde worden per zending lopend geregistreerd. Zo kennen de importcoördinator en Finance de opgebouwde kosten van elke kaart vóór sluiting in “Kostenrapport” — en die werkelijke kostprijs is wat de prijsstelling later hanteert.
De importcoördinator bezit de kaart van “Aanvraag” tot “Documenten” en verplaatst die pas naar “Inklaring” als de stukken compleet zijn. De declarant neemt daar over en documenteert de vrijgavefasen en rechten. De magazijnbeheerder bevestigt de “Ontvangst” met een hoeveelheidscontrole en Finance beoordeelt het “Kostenrapport” en vergelijkt het met wat in Vergoedingen is geregistreerd. Elke zending die haar aankomstdatum met een week overschrijdt, verschijnt direct in de wekelijkse bordreview.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Importcoördinator
Beheert de kaart van “Aanvraag” tot “Documenten”: volgt de buitenlandse leverancier en de expediteur en waarborgt de volledigheid van de stukken vóór aankomst van de zending.
Douanedeclaranten
Voeren de inklaring uit in de kolom “Inklaring” en documenteren de vrijgavefasen en betaalde rechten op de kaart en in Vergoedingen.
Magazijnbeheerder
Bevestigt de feitelijke ontvangst in de kolom “Ontvangst” door hoeveelheden en staat te vergelijken met de zendingsdocumenten.
Finance
Beoordeelt de kostenrapporten, vergelijkt ze met de registraties in Vergoedingen en keurt de definitieve importkostprijs goed.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.