Systeem voor een afdeling leverancierscontracten

Elk leverancierscontract komt het systeem binnen als kaart in de kolom “Contract”, met de ondertekende contracttekst als bijlage plus leveranciersgegevens, contractwaarde en looptijd. Daarna gaat de kaart naar “Voorwaarden”, waar de essentiële verplichtingen worden geëxtraheerd — serviceniveaus, vertragingsboetes, leveringsdata — en als opvolgtaken met vervaldatums op de kaart worden gezet. Vervolgens blijft de kaart gedurende de contractduur in “Prestatie”: elke voorwaardenschending of uitgevoerde verplichting wordt er met datum op vastgelegd. Negentig dagen voor het einde van het contract gaat de kaart naar “Verlenging” om over verlenging te onderhandelen, of naar “Vervanging” als we de competitie opnieuw openen. Tot slot wordt ze gesloten in “Rapport” met een integrale beoordeling van contract en leverancier.

De chat dient voor snelle afstemming tussen de contractverantwoordelijke, Inkoop en Legal: een vraag over de uitleg van een clausule, een waarschuwing voor een naderende verlengdatum of het coördineren van een gesprek met een leverancier die in gebreke is. Besluiten — zoals het activeren van een boete of kwijtschelding daarvan — worden op de contractkaart zelf vastgelegd met de onderbouwing, zodat ze niet in de gesprekken verdwijnen.

Vergoedingen volgt het geld dat aan de contracten is gekoppeld: de aanbetaling bij ondertekening, de periodiek verschuldigde bedragen aan de leverancier en de opgelegde boetes die als vordering van het bedrijf worden geregistreerd. Alleen de contractverantwoordelijke en Finance hebben er inzage — zo blijft het financiële beeld van elk contract actueel zonder terug te hoeven grijpen op losse bestanden.

De contractverantwoordelijke opent wekelijks de kolom “Prestatie” en beoordeelt welke verplichtingen zijn vervallen. Legal beoordeelt nieuwe kaarten in “Voorwaarden” en bekrachtigt de extractie van de verplichtingen. Inkoop bereidt zich tijdig voor op kaarten in “Vervanging” om de alternatieve aanbesteding uit te schrijven. Zo wordt een contract met zwakke prestaties nooit automatisch verlengd en eindigt geen belangrijk contract zonder klaarliggend alternatief.