Systeem voor de interne audit

Het jaar begint met controlekaarten in de kolom „Plan” volgens het goedgekeurde jaarlijkse auditplan: scope, te controleren afdeling, risico’s en periode. Bij de start van de controle verhuist de kaart naar „Controle”, waar de auditor bewijsmateriaal verzamelt, tests uitvoert en zijn werkpapieren erop documenteert. Elke ontdekte afwijking wordt als aparte kaart in „Bevinding” geregistreerd met beschrijving van de situatie, de geschonden norm, de ernstgraad en het bewijs, en wordt aan de betrokken afdeling overgedragen, waarna hij naar „Maatregel” gaat, waar zij zich committeert aan een correctieplan met verantwoordelijke en deadline. Na uitvoering verhuist hij naar „Opvolging”, waar de auditor verifieert dat de correctie daadwerkelijk effectief is en niet alleen op papier; daarna worden de resultaten samengevat in een „Rapport” voor de directie en de auditcommissie, en wordt de kaart in „Sluiting” gesloten na goedkeuring van het rapport.

Het forum is het levende auditarchief: controlemethodologieën en goedgekeurde werkprogramma’s, de bevindingen die over afdelingen heen terugkeren en een structureel in plaats van individueel probleem blootleggen, en discussies over normen en precedenten waaraan het team zich houdt. Wat hier wordt gedocumenteerd, beschermt de onafhankelijkheid van de audit: een schriftelijk professioneel oordeel, geen mondelinge indrukken die veranderen.

Het werk stroomt van de auditmanager, die het plan opstelt en de controles verdeelt, naar de auditors die uitvoeren en documenteren, naar de managers van de gecontroleerde afdelingen die de bevindingen ontvangen en binnen de deadlines behandelen; daarna keert de auditor terug voor verificatie in „Opvolging” — hij accepteert het sluiten van een bevinding niet op belofte, maar op bewijs van correctie. De auditmanager dient zijn rapporten periodiek in bij de directie en de auditcommissie.