Systeem voor een afdeling interne logistiek
Teams die het transport van materialen en apparatuur tussen vestigingen, filialen en magazijnen van het bedrijf coördineren.
Transportaanvragen tussen vestigingen gepland, uitgevoerd en overgedragen met een proces-verbaal — met berekende kosten per rit.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Elke transportbehoefte tussen twee vestigingen komt binnen als kaart in de kolom “Aanvraag” met de aanvragende partij, laad- en loslocatie, de aard van de goederen en de gewenste datum. De logistiek coördinator neemt de kaart over en verplaatst die naar “Planning”, waar hij voertuig, chauffeur en route bepaalt en vergelijkbare aanvragen combineert in één rit. In “Uitvoering” documenteert de chauffeur het laden met foto's en werkt hij de ritstatus bij. Bij aankomst gaat de kaart naar “Overdracht”, waar de ontvanger het ontvangstproces-verbaal tekent na inspectie van de goederen. Daarna passeert de kaart “Kosten” voor de registratie van brandstof en ritkosten en wordt ze gesloten in “Rapport” met een maandelijkse samenvatting van het transport tussen de vestigingen.
De chat is de levensader van de live afstemming: de chauffeur meldt een vertraging onderweg of een voertuigstoring, de aanvragende partij informeert naar de aankomsttijd en de coördinator plant een spoedrit opnieuw in. Elke wijziging in tijdstip of route wordt direct op de kaart bijgewerkt, zodat de aanvragende partij niet op een verouderde mededeling uit het gesprek vertrouwt.
Vergoedingen volgt het geld van de beweging: de kosten van elke rit worden op de kaart geregistreerd en de voorschotten aan chauffeurs voor brandstof en onkosten worden in Vergoedingen op hen geregistreerd en na elke rit met de bonnen verrekend. Zo kent de coördinator de werkelijke kosten van het transport van elk materiaal en elke vestiging, en komt elke overschrijding van de onkosten direct aan het licht.
De aanvragende partij dient de aanvraag in en stemt niet rechtstreeks af met de chauffeur — de coördinator is het enige contactpunt, zodat de instructies niet conflicteren. De chauffeurs werken de kaarten in “Uitvoering” lopend bij en de ontvanger op locatie tekent de “Overdracht” na inspectie, niet ervoor. De coördinator beoordeelt “Rapport” maandelijks, ziet het transportvolume en de kosten tussen elke twee vestigingen en stelt voor wat gecombineerd kan worden of waarvoor een externe vervoerder kan worden ingeschakeld.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Logistiek coördinator
Ontvangt de aanvragen en plant ze in de kolom “Planning” met verdeling van voertuigen, chauffeurs en routes; hij is het enige contactpunt voor de aanvragende partijen.
Chauffeurs
Voeren de ritten uit en werken de kaarten in “Uitvoering” bij met ritstatus en laadfoto's, en verrekenen hun voorschotten in Vergoedingen na elke rit.
Ontvangers op locatie
Inspecteren de goederen bij aankomst en tekenen het proces-verbaal van “Overdracht”, en documenteren elk tekort of elke schade direct op de kaart.
Administratief supervisor
Beoordeelt “Kosten” en “Rapport” maandelijks en vergelijkt de kosten van intern transport met externe contractalternatieven.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.