Systeem voor uitbesteede technische support
Leveranciers van externe technische support voor kleine bedrijven, met maandelijkse pakketten.
Klanttickets van ontvangst tot behandeling, oplossing en klanttevredenheid, met maandrapport en pakketfacturatie.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Elk verzoek komt binnen als kaart in „Ticket”, waar de supportcoördinator het ontvangt, classificeert en de prioriteit en de monteur bepaalt; daarna gaat het naar „Behandeling”, waar de monteur werkt en de kaart met zijn stappen bijwerkt. Heeft het ticket een antwoord of apparaat van de klant nodig, dan gaat het naar „Wacht op klant” zodat het niet vermengd raakt met intern vastgelopen tickets; na de oplossing gaat het naar „Opgelost” in afwachting van de bevestiging en tevredenheid van de klant. Aan het einde van elke maand worden de statistieken per klant verzameld in een „Rapport” dat hem wordt toegestuurd — aantal tickets, responstijd en meest terugkerende problemen — gevolgd door „Facturatie” van het maandpakket.
De vorderingen beheren de pakketten: het maandpakket van elke klant met het aantal inbegrepen uren en wat daar bovenuit gaat — het maandrapport rust dus op echte kaartcijfers en niet op indrukken. De chat is voor interne afstemming tussen monteurs en een snelle consultvraag aan de meest ervaren collega; de mededelingen voor algemene waarschuwingen zoals systeemupdates die alle klanten raken of werktijden in seizoensperioden.
De supportcoördinator is het hart van het systeem: hij ontvangt, classificeert, verdeelt en bewaakt de responstijd; de monteurs behandelen en documenteren de oplossing op de kaart in taal die de klant begrijpt — want de oplossingssamenvatting verschijnt in zijn maandrapport. Terugkerende tickets van dezelfde klant worden maandelijks beoordeeld: een probleem dat drie keer terugkomt, vraagt een structurele oplossing met een eigen kaart — en dat is wat de waarde van het pakket bij verlenging rechtvaardigt.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Supportcoördinator
Ontvangt de tickets, classificeert ze en bepaalt prioriteiten en monteurs, bewaakt de responstijd op het bord en stelt de maandrapporten voor klanten op uit kaartgegevens.
Monteurs
Behandelen de tickets in „Behandeling” en documenteren de oplossingen op de kaart in voor de klant begrijpelijke taal, en volgen wat hun is toegewezen in „Wacht op klant”.
Klanttevredenheidsverantwoordelijke
Volgt de klantbevestigingen in „Opgelost” en meet de tevredenheid na sluiting, analyseert terugkerende tickets en stelt structurele oplossingen voor.
Pakketboekhouder
Beheert „Facturatie”: boekt de maandpakketten in de vorderingen, berekent uroverschrijdingen en volgt achterstalligen vóór de verlenging van de volgende maand.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Mededelingen — De officiële stem van het management — richtlijnen en meldingen die iedereen bereiken
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Welkomstaankondiging: «Welkom bij het supportsysteem»
Vanaf vandaag is elk klantverzoek een ticket op het bord met classificatie, prioriteit en verantwoordelijke monteur, wordt elke oplossing op zijn kaart gedocumenteerd in wat de klant begrijpt en worden onze maandrapporten rechtstreeks uit deze kaarten opgebouwd. Eerste stap: de pakketklanten en open tickets registreren. De responstijd wordt vanaf hier gemeten — geen ticket blijft zonder eigenaar.
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.