Systeem voor geïntegreerd vastgoedbeheer
Vastgoedbeheerders die meerdere portefeuilles van eigenaren exploiteren: verhuur, onderhoud en inning.
Elke vastgoedunit als levend dossier dat van leegstand naar verhuur, inning en verlenging beweegt, met opvolging van onderhoud en kosten per pand.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Elke unit in de portefeuille wordt beheerd als kaart die zijn volledige cyclus doorloopt: hij begint in „Beschikbaar” zodra de unit leegkomt, gaat naar „Aanbieding” zodra hij wordt geadverteerd en de bezichtigingen beginnen, en vervolgens naar „Verhuurd” direct na het tekenen van het contract en het overhandigen van de sleutel. Tijdens de looptijd van het contract passeert de kaart „Onderhoud” bij elke melding en keert daarna terug naar „Verhuurd”; negentig dagen vóór het einde van het contract gaat de kaart naar „Verlenging” voor de onderhandeling met de huurder — en keert dan met een nieuw contract verhuurd terug, of gaat naar „Ontruiming” om de unit in ontvangst te nemen, te inspecteren en weer beschikbaar te maken.
De vorderingen vormen het financiële grootboek van de portefeuille: de maandelijks verschuldigde huren per contract, wat daarvan is geïnd en wat achterblijft, en de onderhouds- en commissiekosten worden geboekt op het pand waaraan ze zijn besteed — zo kent de portefeuillemanager het netto-inkomen en het incassopercentage van elk pand zonder de boeken van de eigenaar te raadplegen. De chat is het kanaal voor snelle meldingen: een lekkage van een huurder of het plannen van een bezichtiging; de mededelingen dienen voor officiële termijnberichten aan huurders, zoals betaaldata, algemene onderhoudswerkzaamheden en ontruimingsberichten.
De drie rollen werken samen op dezelfde kaart: de verhuuragent verplaatst de unit van „Aanbieding” naar „Verhuurd” en registreert de huurdergegevens; de incassoboekhouder bewaakt de kolom „Verhuurd”, boekt de betalingen in de vorderingen en waarschuwt bij achterstanden; de onderhoudscoördinator ontvangt de meldingen uit de chat en opent een kaart in „Onderhoud” tot sluiting. De portefeuillemanager bekijkt het bord ’s ochtends en ziet bezetting, achterstanden en open meldingen in één oogopslag, en dient voor elke eigenaar een maandrapport over zijn pand in.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Portefeuillemanager
Houdt toezicht op het volledige bord en de bezettings- en incassocijfers, keurt nieuwe huurcontracten goed en dient de maandrapporten over de prestaties van hun panden in bij de eigenaren.
Verhuuragent
Beheert de units in de kolommen „Beschikbaar” en „Aanbieding”: plant bezichtigingen, onderhandelt met huurders en verplaatst de kaart naar „Verhuurd” na het tekenen van het contract en de overhandiging.
Onderhoudscoördinator
Ontvangt de meldingen uit de chat en opent hun kaarten in „Onderhoud”, verdeelt de monteurs en volgt de herstelwerkzaamheden tot de kaart is gesloten en de unit zijn staat heeft hersteld.
Incassoboekhouder
Boekt de verschuldigde en geïnde huren per pand in de vorderingen, volgt de achterstallige betalers en escaleert de vorderingen, en boekt de onderhoudskosten op hun panden.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Mededelingen — De officiële stem van het management — richtlijnen en meldingen die iedereen bereiken
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Welkomstaankondiging: «Welkom bij het portefeuillebeheersysteem»
Vanaf vandaag beheren we elke unit als kaart op dit bord, van „Beschikbaar” tot „Verlenging” of „Ontruiming”, en wordt elke inkomende of uitgaande euro in de vorderingen op zijn pand geboekt. Eerste stap: registreer deze week de beschikbare units en de lopende contracten volledig, zodat het beeld compleet is. Urgente meldingen van huurders lopen via de chat; de officiële berichten aan hen worden hier in de mededelingen gepubliceerd.
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.