Systeem voor vastgoedveilingcommissies

Elk voor veiling kandidaat pand komt binnen als kaart in „Documentatie”, waar de documentcoördinatoren de eigendomsakten, vergunningen en wettelijke overdrachten completeren; daarna gaat hij naar „Taxatie” voor het bepalen van de richtwaarde en de minimale biedprijs. Na goedkeuring van de taxatie gaat hij naar „Marketing” voor het voorbereiden van brochures en advertenties en het ontvangen van vragen van bieders, vervolgens naar „Veiling” op de veilingdag, waar de bieders en de gunningsuitslag op de kaart worden gedocumenteerd. Na de gunning gaat de kaart naar „Eigendomsoverdracht” voor de eigendomsoverdracht aan de winnaar, en ten slotte naar „Incasso” tot de koopsom en de commissies volledig zijn voldaan.

De mededelingen zijn het officiële kanaal van de veiling: de data van komende veilingen, de lijsten van aangeboden panden en de biedvoorwaarden — informatie die het hele team in één goedgekeurde versie moet bereiken. De chat is voor de dagelijkse afstemming: een vraag van een bieder, het gereedmaken van de zaal of een groepsbezichtiging. De vorderingen boeken de ontvangen biedwaarborgen en wat daarvan aan niet-gunners wordt teruggegeven, de koopsom van het gegunde pand en de commissie van de commissie — een gevoelige administratie die geen fout verdraagt, want het is andermans geld voordat het het uwe wordt.

De veilingmanager keurt de minimumprijzen goed, leidt de veilingdag en documenteert de gunning; de documentcoördinatoren beheren de kolommen „Documentatie” en „Eigendomsoverdracht” met notarissen en instanties; de marketeer beheert „Marketing”, ontvangt de bieders en registreert hun waarborgen; de boekhouder beheert „Incasso” en toetst de vorderingen aan de gunningsuitslagen. Elke veiling wordt afgesloten met een rapport dat samenvat wat is verkocht, wat is uitgesteld en wat is geïnd — volledig gebouwd op de kaarten van het bord.