Systeem voor vastgoedprojectmarketingbureaus

Elk project dat het bedrijf vermarkt, begint in „Projectbestand”, waar de aangeboden units worden geregistreerd — gronden, villa’s of appartementen — met hun specificaties en de door de ontwikkelaar vastgestelde prijzen. Bij de lancering van de campagne gaan de taken naar „Campagne”: advertenties, beurzen en telefoonacties; voor elke serieuze klant die een unit reserveert, wordt een kaart aangemaakt in „Reservering” met het aanbetalingsbedrag. Na het afronden van de goedkeuringen gaat de kaart naar „Contract” voor ondertekening, daarna naar „Eigendomsoverdracht” voor de overdracht van de akte of de oplevering van de unit, en ten slotte naar „Commissie”, waar de commissie van het bureau bij de ontwikkelaar verschuldigd wordt na afronding van de verkoop.

De mededelingen zijn het kanaal van het bureau naar het verkoopteam: nieuwe door de ontwikkelaar vastgestelde prijzen, de lancering van een nieuwe fase, een wijziging in het kortingsbeleid — besluiten die elke agent direct moet kennen. De chat is voor snelle afstemming: een bezichtigingsafspraak met een klant of een vraag over een beschikbare unit. De vorderingen boeken de aanbetaling van elke reservering en de aan het bureau verschuldigde commissie op de ontwikkelaar na elke eigendomsoverdracht, en wat daarvan is ontvangen en wat resteert — zo gaat geen commissie verloren tussen ontwikkelaar en bureau.

De verkoopmanager keurt de prijzen goed, verdeelt de klanten over de agenten en beoordeelt wekelijks de reserveringspipeline; de agenten beheren de kaarten van hun klanten van „Reservering” tot „Eigendomsoverdracht” en werken ze na elk contact bij; de contractcoördinator bereidt de contractteksten voor en volgt ondertekening en eigendomsoverdracht met ontwikkelaar en notaris. Bij afronding van de overdracht boekt de boekhouder de commissie in de vorderingen en gaat de kaart naar „Commissie” tot ontvangst.