Systeem voor een resort met vakantiewoningen
Een eigenaar van vakantiewoningen en een klein resort met weekendboekingen en mobiele service- en onderhoudsteams.
Elke woning is een kaart die zijn cyclus doorloopt: beschikbaar, geboekt, bezet, schoonmaak, onderhoud en daarna beoordeling.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Elke woning is een kaart die een complete cyclus door de kolommen doorloopt: in “Beschikbaar” is hij boekbaar zodra de gereedmaking compleet is; hij verhuist naar “Geboekt” zodra een boeking is bevestigd met de gegevens van de gast, de aankomst- en vertrektijden en de aanbetaling; daarna naar “Bezet” gedurende het verblijf van de gast, waarop zijn incidentele verzoeken worden geregistreerd. Na vertrek gaat de kaart naar “Schoonmaak” met een vaste checklist die nooit wordt overgeslagen; blijkt er een storing of schade, dan gaat hij naar “Onderhoud” tot de reparatie — en hij keert pas terug naar “Beschikbaar” na afronding en goedkeuring door de leidinggevende. De opmerkingen van gasten worden gedocumenteerd in “Beoordeling” om terugkerende punten aan te pakken.
De chat verbindt de leidinggevende met de mobiele teams: de gast is te vroeg aangekomen en de woning is nog in de schoonmaak — de prioriteiten worden opnieuw bepaald; een aircostoring tijdens een verblijf die direct een monteur nodig heeft; of een gast die extra benodigdheden vraagt die op zijn rekening komen. De staat van elke woning wordt continu op zijn kaart bijgewerkt, zodat iedereen weet wat werkelijk boekbaar is en elke dubbele boeking wordt voorkomen.
Openstaande posten legt de boekingsbetalingen en de terugbetaalbare aanbetaling met terugbetalingsvoorwaarden vast, de schoonmaak- en onderhoudskosten per woning afzonderlijk en de inkoop van verbruiksmaterialen. Zo is het netto inkomen van elke woning afzonderlijk zichtbaar vóór de seizoensafrekening, en weet de eigenaar welke woning zijn winst aan storingen opvreest.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Woningleidinggevende
Houdt toezicht op de cyclus van elke woning van “Beschikbaar” tot “Beoordeling”, keurt de terugkeer van elke woning naar “Beschikbaar” goed na schoonmaak of onderhoud en beoordeelt de beoordelingen wekelijks.
Boekingsverantwoordelijke
Beheert “Geboekt”: bevestigt boekingen en betalingen, stemt aankomst- en vertrektijden af met gasten en voorkomt elke overlapping tussen boekingen.
Service- en schoonmaakteam
Voert de “Schoonmaak” uit met de vaste checklist na elk vertrek, reageert op gastenverzoeken tijdens “Bezet” en meldt elke schade of elk tekort direct.
Onderhoudstechnicus
Ontvangt de kaarten in “Onderhoud”, voert de reparaties uit en documenteert ze op de kaart, en escaleert wat een externe aannemer vereist naar de leidinggevende voordat het verergert.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.