Systeem voor een afdeling diensteninkoop

Elke dienstenbehoefte — periodiek onderhoud, schoonmaak, advies, onderaanneming — komt binnen als kaart in de kolom “Aanvraag”, waarin de aanvragende afdeling de gevraagde scope, de uitvoeringslocatie en de verwachte duur beschrijft. De diensteninkoper verplaatst die naar “Offertes” om offertes van dienstverleners te verzamelen, met een vergelijking die niet bij de prijs stopt maar ook ervaring, personeel en uitvoeringsduur meeneemt. Na de keuze gaat de kaart naar “Contract”, waar de scope, de serviceniveaus en de betalingsvoorwaarden worden opgesteld en ondertekend. Daarna “Uitvoering” gedurende de dienstverlening, met gedocumenteerde periodieke opvolging op de kaart. Bij voltooiing van het werk gaat ze naar “Oplevering”, waar de gebruikersafdeling het resultaat inspecteert en het acceptatieproces-verbaal tekent. Daarna “Beoordeling” om de prestaties van de dienstverlener te documenteren en tot slot “Facturatie” voor de uitbetaling.

De chat coördineert de dagelijkse uitvoering: het aankomstmoment van het onderhoudsteam, een vraag van de dienstverlener over het gereedmaken van de locatie of een melding van de gebruikersafdeling over een prestatietekort tijdens de uitvoering. Opmerkingen die oplevering of betaling raken, worden op de kaart vastgelegd en niet in het gesprek.

Vergoedingen beheert het geld van de diensten: de aanbetaling bij ondertekening, de aan uitvoeringsfasen gekoppelde termijnen en het ingehouden eindbedrag tot de oplevering — alles wordt op de dienstverlener geregistreerd en vóór uitbetaling gematcht met de acceptatieprocessen-verbaal. Geen eindbetaling zonder dat de dienstkaart in “Oplevering” door de gebruikersafdeling is getekend.

De diensteninkopers bezitten de kaart van “Aanvraag” tot “Contract”. De gebruikersafdeling volgt de “Uitvoering”, documenteert haar opmerkingen en tekent de “Oplevering” na feitelijke inspectie — niet op vertrouwen. De beoordeling in de kolom “Beoordeling” bouwt het trackrecord van de dienstverleners op: wie wordt voor de volgende aanbesteding uitgenodigd en wie wordt uitgesloten. En Finance betaalt in “Facturatie” alleen met complete stukken.