Systeem voor een afdeling leveranciersaudits

De cyclus begint met kaarten in de kolom “Plan” die bepalen welke leveranciers in de audit van het jaar zijn opgenomen, de beoordelingscriteria en de datum van elk bezoek. Op het afgesproken moment gaat de kaart naar “Bezoek”, waar de auditors de vestiging van de leverancier bezoeken en de checklist invullen — kwaliteit, veiligheid, regelnaleving en financieel vermogen — en het bewijs en de foto's als bijlagen uploaden. Elke waargenomen afwijking wordt in “Bevindingen” geregistreerd, geclassificeerd naar ernst. Daarna gaat de kaart naar “Maatregelen”, waar de leverancier om een correctieplan met vaste data wordt gevraagd en de uitvoering wordt gevolgd. Na afloop van de termijn gaat de kaart naar “Beoordeling” voor de berekening van de eindscore, en tot slot “Voortzettingsbesluit”: onvoorwaardelijke voortzetting, voorwaardelijke voortzetting of stopzetting van de samenwerking.

Het forum is het institutionele auditgeheugen: de uitkomsten van elk bezoek worden in het onderwerp van de leverancier gepubliceerd, de corrigerende maatregelen worden openbaar gevolgd tussen Kwaliteit en Inkoop, en de voortzettings- en stopzettingsbesluiten worden met hun onderbouwing vastgelegd. Wanneer iemand na een jaar vraagt waarom we een leverancier hebben gestopt, vindt hij het complete dossier in plaats van versnipperde herinneringen.

De informatiestroom is strak: de leveranciersauditors voeren de bezoeken uit en uploaden de bevindingen, Kwaliteit bekrachtigt de ernstclassificatie en volgt de corrigerende maatregelen, en Inkoop woont de uitkomsten bij omdat een stopzettingsbesluit betekent dat er tijdig een alternatief moet worden gezocht. Geen voortzettings- of stopzettingsbesluit wordt in een terloops overleg genomen — elk besluit is gebaseerd op een kaart met voltooide fasen en wordt in het forum vastgelegd.