Systeem voor een reisorganisator
Een reisorganisatie met binnen- en buitenlandse reizen, seizoensprogramma’s en geplande groepen.
Van het ontwerp van het reisprogramma tot marketing, boekingen, voorbereiding, uitvoering en evaluatie tot de facturatie.
Geen creditcard nodig — je project staat binnen een minuut klaar met het volledige systeem
Zo ziet het systeembord eruit zoals je het ontvangt: workflowkolommen en startkaarten met de eerste stappen
Hoe verloopt het werk in dit systeem?
Elke reis wordt geboren als kaart in de kolom “Programma”: de bestemming, de duur, de kosten, de capaciteit en het dagsprogramma. De kaart gaat naar “Marketing”, waar de aanbiedingen worden gepubliceerd, de aanvragen worden opgevolgd en de respons wordt gemeten; daarna naar “Boekingen” met de lijsten van bevestigde deelnemers en hun betalingen tot de groep vol is. Vóór vertrek verhuist de kaart naar “Voorbereiding”: vliegtickets, hotelboekingen, vervoer en vergunningen — geen overgang naar “Uitvoering” voordat dit compleet is. Daarna leeft de reis in “Uitvoering” gedurende de reisdagen met dagelijkse updates op de kaart, en na terugkomst worden de indrukken van de deelnemers gedocumenteerd in “Evaluatie” en de verplichtingen afgesloten in “Facturatie”.
De chat is tijdens de uitvoering de operatiekamer van de reis: de gids stemt met het kantoor af over elk incident — een gewijzigde vlucht of een gezondheidsprobleem van een deelnemer — en het reislogboek wordt continu op de kaart bijgewerkt. De aankondigingen zijn voor de programmadirecteur: de lancering van de nieuwe seizoensprogramma’s, prijswijzigingen van leveranciers die de arrangementen raken en instructies voor de omgang met deelnemers in noodsituaties.
Openstaande posten beheert de termijnen van deelnemers die vóór en na de reis verschuldigd zijn en de verplichtingen aan leveranciers — luchtvaart, hotels en vervoer — per reis afzonderlijk. Zo is de netto winst van elk programma zichtbaar na aftrek van al zijn verplichtingen, en weet de eigenaar welke bestemmingen herhaling verdienen.
Wie doet wat?
De operationele rollen in dit systeem en de verantwoordelijkheid van elke rol in het dagelijkse werk — wijs ze toe aan je team zoals ze zijn, of pas ze aan naar jullie situatie.
Programmadirecteur
Ontwerpt de reisprogramma’s en bepaalt prijzen en capaciteit, kondigt de lancering aan in de aankondigingen en beoordeelt de winstgevendheid van elke reis na “Facturatie”.
Boekingscoördinator
Beheert “Boekingen” en bevestigt de deelnemers en hun betalingen, en voert de “Voorbereiding” uit — tickets, hotels en vergunningen — ruim vóór de vertrekdatum.
Gidsen
Leiden de “Uitvoering” in het veld, beheren de groep deelnemers en het reislogboek op de kaart en documenteren de evaluatie met de deelnemers vóór de terugreis.
Marketingverantwoordelijke
Beheert “Marketing”: publiceert de programma’s in de kanalen, volgt de aanvragen en zet ze om in boekingen, en rapporteert aan de directeur welke programma’s werken en welke aanpassing nodig hebben.
Wat wordt er vanaf dag één voor je klaargezet?
Systeemmodules
- Taken — Een kanbanbord met workflowkolommen en uitvoeringskaarten
- Chat — Het snelle kanaal voor dagelijkse afstemming in het team
- Mededelingen — De officiële stem van het management — richtlijnen en meldingen die iedereen bereiken
- Betalingen — Intern geld met strikte privacy — betalingen, voorschotten en uitgaven
Welkomstaankondiging: «Welkom bij het reissysteem»
Elke reis is bij ons een kaart van “Programma” tot “Facturatie”: boekingen van deelnemers, reisvoorbereiding en het logboek van de uitvoering zijn er allemaal op gedocumenteerd. Tijdens de reizen is de chat de operatiekamer met de gidsen, en de lanceringen van programma’s worden hier aangekondigd. Begin met het volledig registreren van het programma van de aankomende reis.
Vergelijkbare systemen
Klaar? Uw eerste project is twee minuten ver
Maak nu uw gratis werkruimte aan en nodig uw team uit vóór het einde van de dag.