System agencji interaktywnej (Digital Agency)
Agencje interaktywne realizujące dla klientów strony internetowe, aplikacje i marketing cyfrowy.
Od oferty przedstawionej klientowi przez produkcję i dostawę po miesięczną umowę serwisową — pełny cykl klienta z udokumentowanymi uwagami.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Każda szansa sprzedażowa zaczyna się od karty w kolumnie „Oferta”, gdzie account manager przygotowuje ofertę merytoryczną i cenową. Po podpisaniu umowy karta przechodzi do „Produkcji”, a praca rozdziela się między projektantów, programistów i twórców treści jako zadania podrzędne na karcie. Gdy pierwsza wersja jest gotowa, karta trafia do „Akceptacji klienta”, gdzie jego uwagi zbieramy w udokumentowane rundy, a nie w rozproszone wiadomości. Po ostatecznej akceptacji i przekazaniu praw oraz dostępów następuje „Dostawa”, a na końcu „Serwis miesięczny”, jeśli umowa obejmuje stałe wsparcie — w tym miejscu projekt przestaje być kosztem, a staje się powtarzalnym przychodem.
Forum dokumentuje uwagi i decyzje klientów: każda runda uwag ma osobny wątek, w którym zebrane są zgłoszenia, to, co przyjęliśmy, i to, czego odmówiliśmy wraz z uzasadnieniem — to ochrona agencji przed rozrostem zakresu i dbałość o relację z klientem. Czat służy codziennej, wewnętrznej koordynacji zespołu produkcyjnego. Ogłoszenia przenoszą wiadomości i polityki agencji: nowe cenniki, urlopy, wdrożenie narzędzi. Należności zarządzają płatnościami klientów według etapów umowy oraz wynagrodzeniem współpracujących freelancerów — poufnie.
Account manager jest właścicielem relacji: pisze ofertę, przyjmuje uwagi klienta i dokumentuje je na Forum oraz uzyskuje ostateczną akceptację. Producenci wykonawczy zarządzają kartą „Produkcji”, rozdzielają zadania i pilnują terminów. Zespół wsparcia przejmuje karty „Serwisu miesięcznego” i realizuje bieżące zgłoszenia klientów w ramach umowy. Informacja płynie od klienta do account managera, na Forum i do zespołu produkcji — ta ścieżka nie ma skrótów.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Account manager
Pisze oferty w kolumnie „Oferta” i jest właścicielem relacji z klientem: przyjmuje jego uwagi i dokumentuje je na Forum, uzyskuje akceptacje i prowadzi kartę do „Dostawy”.
Producenci wykonawczy
Zarządzają kartą „Produkcji”: rozdzielają pracę między projektantów, programistów i twórców treści oraz pilnują terminów i uzgodnionego zakresu prac.
Zespół wsparcia
Realizuje zgłoszenia klientów z „Serwisu miesięcznego” w ramach obowiązujących umów, aktualizuje karty o prace wykonane w danym miesiącu i eskaluje do account managera wszystko, co wykracza poza umowę.
Dział finansów
Rejestruje płatności umów według etapów w Należnościach, pilnuje wynagrodzeń współpracujących freelancerów i sygnalizuje płatności wstrzymane w oczekiwaniu na akceptację klienta.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Forum — Udokumentowane dyskusje w uporządkowanych sekcjach — decyzje i wiedza nigdy nie giną
- Ogłoszenia — Oficjalny głos kierownictwa — okólniki i komunikaty, które docierają do wszystkich
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Sekcje forum (4)
- Udokumentowane uwagi klientówRundy uwag każdego klienta w osobnych wątkach: co zgłoszono, co przyjęto, czego odmówiono — rejestr chroniący obie strony przed nieporozumieniami.
- Zakresy prac i zmianyZgłoszenia klientów wykraczające poza pierwotną umowę: wyceniamy je i dokumentujemy decyzję o przyjęciu lub odroczeniu.
- Portfolio i wnioskiCo się powiodło, a co nie w dostarczonych projektach — doświadczenia, na których zespół buduje kolejne oferty i wyceny.
- Narzędzia produkcyjneOcena narzędzi do projektowania, programowania i zarządzania treścią testowanych przez zespół przed ich oficjalnym wdrożeniem.
«Zasady pracy w tym systemie» — Przypięte na forum
1. Produkcja nie rusza przed podpisaniem oferty i zaksięgowaniem pierwszej płatności w Należnościach. 2. Uwagi klienta dokumentujemy na Forum, w osobnym wątku dla każdej rundy — co nie jest udokumentowane, nie zostaje zrealizowane. 3. Każde zgłoszenie wykraczające poza zakres umowy trafia do sekcji „Zakresy prac i zmiany” i jest wyceniane przed realizacją. 4. Dostawa następuje dopiero po udokumentowanej akceptacji klienta i przekazaniu wszystkich dostępów oraz praw. 5. Zgłoszenia serwisowe realizujemy w ramach umowy; wszystko, co ją przekracza, eskalujemy do account managera. 6. Wynagrodzenia freelancerów księgujemy w Należnościach od razu po akceptacji ich prac.
Ogłoszenie powitalne: «Witamy w systemie agencji»
Od dziś każdy klient przechodzi przez kartę — od „Oferty” po „Serwis miesięczny” — a każda jego uwaga jest dokumentowana na Forum w osobnym wątku. Koniec z akceptacjami i zmianami w rozproszonych wiadomościach. Pierwszy krok: zarejestrujcie otwarte oferty, bieżące projekty i umowy serwisowe. Czat służy koordynacji wewnętrznej, a oficjalne decyzje docierają do Was tym kanałem.
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.