System działu ubezpieczeń zakładu

Każda polisa — na budynek, flotę, sprzęt lub odpowiedzialność cywilną — wchodzi jako karta w kolumnie „Polisa” z załączonym tekstem, danymi ubezpieczyciela, sumą ubezpieczenia, składką roczną i datą wygaśnięcia. Karta przechodzi do „Monitoring” przez cały okres obowiązywania: każda zmiana w ubezpieczonych aktywach (dodanie pojazdu lub wycofanie urządzenia) dokumentowana jest na niej i zgłaszana ubezpieczycielowi. Na sześćdziesiąt dni przed wygaśnięciem karta przechodzi do „Odnowienie” w celu negocjacji przedłużenia lub ogłoszenia konkurencji między innymi ubezpieczycielami. Gdy wydarzy się objęta ochroną szkoda, otwierana jest karta „Roszczenie”, dokumentująca zdarzenie, wymagane dokumenty i etapy postępowania aż do wypłaty odszkodowania. Okresowo polisy zamykane są w „Raport”, a wszystkie przechodzą raz w roku przez „Przegląd zakresu”, by zweryfikować, czy sumy ubezpieczenia nadal odpowiadają wartości aktywów.

Czat służy szybkiej koordynacji: wstępne zgłoszenie kolizji pojazdu, zapytanie do brokera o brakujący dokument w roszczeniu albo ostrzeżenie o zbliżającym się wygaśnięciu polisy. Decyzje o odnowieniach i przeniesieniu między ubezpieczycielami dokumentowane są na karcie z uzasadnieniami — dlaczego przedłużyliśmy lub dlaczego przenieśliśmy.

Należności śledzą pieniądze ubezpieczeń: składki należne od firmy za każdą polisę rejestrowane są z terminami, aby żadna ochrona nie wygasła przez spóźnioną składkę, a należne nam odszkodowania z roszczeń pozostają otwarte aż do faktycznego otrzymania. Finanse i opiekun ubezpieczeń widzą pełny obraz: co płacimy i co powinniśmy otrzymać.

Opiekun ubezpieczeń przegląda co tydzień kolumnę „Odnowienie”, więc żadna polisa nie zbliża się do końca bez decyzji; finanse śledzą należne składki w „Monitoring”; prawnicy przejmują utknięte roszczenia i odrzucone zakresy. W rocznym „Przeglądzie zakresu” spotykają się wszyscy trzej: czy dodane w tym roku aktywa są faktycznie ubezpieczone? Czy sumy odpowiadają cenom? Decyzje przekładają się na karty aktualizacji na właściwych polisach.