System działu magazynów firmy

Każda przychodząca dostawa wchodzi jako karta w kolumnie „Odbiór” z danymi dostawcy, numerem zamówienia i protokołem odbioru; następnie trafia do „Kontrola”, gdzie kontroler weryfikuje ilość, jakość i zgodność ze specyfikacją i dokumentuje wynik na karcie — przyjęta lub odrzucona z powodem. Przyjęta przechodzi do „Składowanie” z określeniem miejsca składowania (regał i alejka) w opisie karty; zapotrzebowania działów na wydania prowadzone są kartami w kolumnie „Wydanie” z jednostką zgłaszającą, ilością i celem; karty okresowych inwentaryzacji pozostają w „Inwentaryzacja” do zakończenia uzgodnień, a na końcu zamykane są w „Raport” z podsumowaniem obrotu.

Czat to kanał szybkiej koordynacji z działami: zapytanie o stan pozycji przed zgłoszeniem wydania, zawiadomienie o pilnym wydaniu wymagającym wyjątkowej akceptacji albo uzgodnienie terminu inwentaryzacji z przedstawicielem działu. Żadnych decyzji na czacie — każda korekta magazynowa lub odpisanie zużycia dokumentowane jest na samej karcie inwentaryzacji.

Należności zarządzają powierzeniem mienia poufnie: wszystko, co wydano pracownikowi w powierzenie (narzędzia, sprzęt, odzież roboczą), rejestrowane jest na nim w Należnościach — magazynier i sam pracownik dokładnie wiedzą, co jest na jego powierzeniu, a rozliczenie następuje przy zwrocie lub zakończeniu zatrudnienia. Również wartości odpisanych strat po inwentaryzacji rejestrowane są tak, by odpowiedzialność za szkodę pozostawała jasna.

Magazynier otwiera rano tablicę i widzi oczekiwane dostawy w „Odbiorze” oraz zawieszone zapotrzebowania na wydania; opiekunowie wydań realizują zapotrzebowania i przesuwają karty; kontroler przepuszcza tylko to, co zgodne. Inwentaryzacja okresowa planowana jest kartą tydzień wcześniej i realizowana z udziałem przedstawiciela właściwego działu, a każda różnica między ewidencją a stanem faktycznym dokumentowana jest na karcie i rozwiązana przed zamknięciem w „Raport”.