Kompletny system działu kadr
Dział kadr w firmie od 30 do 300 pracowników, zarządzający pełnym cyklem życia pracownika — od rekrutacji po odejście z pracy.
Pełny cykl życia pracownika na jednej tablicy: rekrutacja, wdrożenie, wyniki, rozwój, sprawy pracownicze i płace — z udokumentowanymi politykami i ściśle poufnymi finansami.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Każdy pracownik lub akta osobowe żyją jako karta przechodząca przez sześć kolumn: zaczyna się w „Rekrutacji” przy otwarciu stanowiska lub zatrudnieniu kandydata, z załączonymi umowami i dokumentami, następnie przechodzi do „Wdrożenia”, gdzie śledzony jest plan pierwszych dziewięćdziesięciu dni oraz przekazanie narzędzi i uprawnień. Po zaliczeniu okresu próbnego karta przechodzi do „Wyników”, gdzie zarządzane są cykle ocen rocznych, potem do „Rozwoju” na plany wzrostu i szkolenia, a przy każdym wniosku, naruszeniu lub piśmie przechodzi do „Spraw pracowniczych” w celu rozpatrzenia i udokumentowania; wreszcie miesięczne śledzenie należności osadza się w kolumnie „Płace”, gdzie dodatki i potrącenia są weryfikowane przed każdą listą płac.
Czat to wewnętrzny kanał działu do szybkiej koordynacji: umówienie rozmowy kwalifikacyjnej, pytanie o dokument, śledzenie zalegającego wniosku. Forum jest natomiast źródłem polityk: publikowane są w nim regulaminy pracy i zatwierdzone procedury, a proponowane zmiany omawiane w udokumentowanej dyskusji przed zatwierdzeniem — aby żadne rozstrzygnięcie administracyjne nie pozostało ustne i nie zniknęło z czasem.
Ogłoszenia to głos działu do wszystkich pracowników: oficjalne obwieszczenia, terminy składania wniosków urlopowych, aktualizacje świadczeń i publikacja wewnętrznych ofert pracy. Należności zarządzają płacami i dodatkami ze ścisłą poufnością: każdy pracownik ma swoje zapisy — wynagrodzenie, dodatki, zaliczki i potrącenia — a wgląd mają tylko uprawnieni, więc kierownik działu zna koszt całkowity bez ujawniania danych poszczególnych osób osobom nieuprawnionym.
Informacja płynie tak: specjalista ds. rekrutacji przekazuje nowego pracownika specjaliście ds. kadr, przenosząc kartę z „Rekrutacji” do „Wdrożenia”; specjalista ds. rozwoju podchwytuje kartę przy „Wynikach” i „Rozwoju”; księgowa płac odbiera potwierdzone zmiany finansowe pod koniec każdego miesiąca przed zamknięciem; a kierownik działu nadzoruje całą tablicę w cotygodniowym przeglądzie.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Kierownik działu kadr
Nadzoruje sześć kolumn w cotygodniowym przeglądzie, zatwierdza polityki na forum i podpisuje oficjalne obwieszczenia przed ich publikacją w Ogłoszeniach.
Specjalista ds. rekrutacji
Prowadzi kolumnę „Rekrutacja”: zapisuje otwarte stanowiska jako karty, koordynuje rozmowy przez czat i przekazuje zatrudnionych do kolumny „Wdrożenie” z kompletnymi aktami.
Specjalista ds. kadr
Rozpatruje wnioski i pisma pracowników w kolumnie „Sprawy pracownicze”, śledzi akta wdrożeniowe aż do ich kompletności i aktualizuje dane pracowników na bieżąco.
Specjalista ds. rozwoju
Buduje plany rozwoju każdego pracownika w kolumnie „Rozwój” na podstawie wyników ocen oraz koordynuje programy szkoleniowe i dokumentuje ich efekt na karcie.
Księgowa płac
Przygotowuje miesięczną listę płac w kolumnie „Płace” i zapisuje wynagrodzenia, dodatki i potrącenia jako pozycje w Należnościach każdego pracownika, z pełną poufnością.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Forum — Udokumentowane dyskusje w uporządkowanych sekcjach — decyzje i wiedza nigdy nie giną
- Ogłoszenia — Oficjalny głos kierownictwa — okólniki i komunikaty, które docierają do wszystkich
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Sekcje forum (4)
- Polityki i regulaminyZatwierdzone teksty regulaminów pracy i procedur administracyjnych; każda proponowana zmiana jest tu omawiana przed zatwierdzeniem.
- Konsultacje i sprawy pracownikówPowtarzające się lub złożone sprawy administracyjne, w których dział dokumentuje swoją opinię i rozwiązanie — punkt odniesienia dla podobnych przypadków.
- Rozwój procedur działuPropozycje usprawnień mechanizmów rekrutacji, wdrożenia i ocen od samych członków działu.
- Zatwierdzone wzorce i pismaOficjalne wzorce pism, umów i planów wdrożenia — jedna zatwierdzona wersja, która nie ginie między urządzeniami.
«Zasady pracy w tym systemie» — Przypięte na forum
1. Żadnych akt poza systemem: każdy nowy pracownik, wniosek lub cykl ocen jest zapisywany kartą we właściwej kolumnie w dniu powstania. 2. Polityki i rozstrzygnięcia administracyjne dokumentujemy w sekcji „Polityki i regulaminy” na forum — czat służy tylko codziennej koordynacji, a decyzje w nim podjęte nie są wiążące. 3. Oficjalne obwieszczenia dla pracowników wychodzą wyłącznie z Ogłoszeń po zatwierdzeniu przez kierownika działu. 4. Wynagrodzenia, dodatki i potrącenia zapisujemy tylko w Należnościach; kwoty płac nie pojawiają się na kartach, czacie ani forum. 5. Karta nie opuszcza kolumny, zanim nie zostaną do niej załączone kompletne dokumenty poprzedniego etapu.
Ogłoszenie powitalne: «Witamy w systemie działu kadr»
Od dziś ten system to sposób pracy działu: każde akta osobowe to karta przechodząca od „Rekrutacji” do „Płac”, każda polityka jest dokumentowana na forum, każde obwieszczenie wychodzi z Ogłoszeń, a płace są zarządzane w Należnościach z pełną poufnością. Pierwszy krok: zapiszcie obecnie otwarte stanowiska jako karty w kolumnie „Rekrutacja” i przeczytajcie przypięty wątek „Zasady pracy” na forum.
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.