System działu importu i odprawy celnej

Każda operacja importowa zaczyna się kartą w kolumnie „Zapotrzebowanie” z danymi zagranicznego dostawcy, pozycjami, wartością dostawy i sposobem transportu; następnie przechodzi do „Przesyłka” po wysłaniu towaru, z numerem listu przewozowego i przewidywanym terminem dotarcia. W „Dokumenty” koordynator importu zbiera wymagane dokumenty — fakturę handlową, certyfikat pochodzenia, listę pakową, certyfikaty zgodności — i weryfikuje ich kompletność przed dotarciem przesyłki, bo brakujący dokument oznacza opłaty magazynowe i kary. Po dotarciu karta przechodzi do „Odprawa”, gdzie spedytor celny prowadzi procedury celne i dopuszczenie do obrotu, następnie „Odbiór” przy wyjściu przesyłki do magazynu, a na końcu „Raport kosztów”, gdzie gromadzone są wszystkie wydatki do realnego kosztu importu pozycji.

Czat pracuje przez całą podróż przesyłki: koordynacja z agentem frachtowym w sprawie terminu dotarcia, pilne zapytanie do dostawcy o opóźniony dokument albo ustalenie ze spedytorem przyczyny zatrzymania w odprawie. Każda istotna aktualizacja zapisywana jest również na karcie, aby podróż pozostała udokumentowana dla późniejszej weryfikacji.

Należności zarządzają wydatkami importowymi poufnie: cła, opłaty odprawy, transportu i magazynowania oraz wartość towaru rejestrowane są na każdej przesyłce na bieżąco — koordynator importu i finanse znają skumulowany koszt każdej karty przed jej zamknięciem w „Raport kosztów”, a ten realny koszt jest tym, co później przyjmuje dział wycen.

Koordynator importu jest właścicielem karty od „Zapotrzebowanie” do „Dokumenty” i nie przenosi jej do „Odprawa” bez kompletu dokumentów; spedytor przejmuje ją tam i dokumentuje etapy dopuszczenia i uiszczone opłaty; kierownik magazynu potwierdza „Odbiór” uzgodnieniem ilości; finanse przeglądają „Raport kosztów” i porównują go z zapisanym w Należnościach. Każda przesyłka przekraczająca termin dotarcia o tydzień natychmiast pojawia się w cotygodniowym przeglądzie tablicy.