System działu logistyki wewnętrznej

Każda potrzeba transportu między dwiema lokalizacjami wchodzi jako karta w kolumnie „Zlecenie” z jednostką zgłaszającą, miejscami załadunku i dostawy, charakterem przewożonych rzeczy i terminem potrzeby. Koordynator logistyki przejmuje kartę i przenosi ją do „Planowanie”, gdzie określa pojazd, kierowcę i trasę kursu oraz waży zbliżone zlecenia, by połączyć je w jeden kurs. W „Realizacja” kierowca dokumentuje załadunek zdjęciami i aktualizuje status kursu, a po dotarciu karta przechodzi do „Przekazanie”, gdzie odbiorca podpisuje protokół odbioru po oględzinach przewożonych rzeczy. Potem karta przechodzi przez „Koszt” w celu zapisania paliwa i kosztu kursu, a zamykana jest w „Raport” miesięcznym podsumowaniem ruchu transportowego między lokalizacjami.

Czat to tętniąca żyła koordynacji: kierowca zgłasza opóźnienie w drodze lub awarię pojazdu, jednostka zgłaszająca pyta o termin dotarcia, koordynator przeplanowuje pilny kurs. Każda zmiana terminu lub trasy natychmiast aktualizowana jest na karcie, aby jednostka zgłaszająca nie polegała na nieaktualnej informacji z konwersacji.

Należności śledzą pieniądze ruchu: koszt każdego kursu zapisywany jest na karcie, a zaliczki przekazywane kierowcom na paliwo i wydatki rejestrowane są na nich w Należnościach i rozliczane po każdym kursie na podstawie paragonów. Dzięki temu koordynator zna faktyczny koszt przewozu każdego materiału do każdej lokalizacji, a każde przekroczenie wydatków widoczne jest od razu.

Jednostka zgłaszająca składa zlecenie i nie koordynuje bezpośrednio z kierowcą — koordynator jest jedynym punktem kontaktu, aby polecenia się nie wykluczały. Kierowcy aktualizują karty „Realizacja” na bieżąco, a odbiorca lokalizacji podpisuje „Przekazanie” po oględzinach, nie przed nimi. Koordynator przegląda „Raport” co miesiąc i widzi wolumen i koszt transportu między każdą parą lokalizacji oraz proponuje, co połączyć lub zlecić przewoźnikowi zewnętrznemu.