Kompletny system pracy kancelarii prawnej
Kancelarie prawne liczące od 3 do 20 osób, prowadzące równolegle wiele spraw — z klientami i terminami rozpraw.
Pełny cykl sprawy od przyjęcia po egzekucję — z udokumentowanymi stanowiskami prawnymi i poufną kontrolą honorariów.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Każda sprawa trafia do systemu jako karta w kolumnie „Przyjęcie spraw”, gdzie rejestrujemy dane klienta, rodzaj sporu, dokumenty wstępne i termin pierwszej czynności. Następnie karta przechodzi do kolumny „Analiza i badania”, w której prawnicy zbierają przepisy i orzecznictwo oraz przesyłają je jako załączniki do karty. Po zakończonej analizie karta trafia do kolumny „Redakcja pism” — tam powstają pisma procesowe, opinie i umowy — a potem do kolumny „Oczekiwanie na rozprawę/odpowiedź”, gdzie pozostaje pod nadzorem z terminem kolejnej rozprawy albo terminem odpowiedzi dla instytucji. Na końcu, po wydaniu i wykonaniu orzeczenia albo ugodowym zamknięciu akt i pobraniu honorarium, karta ląduje w kolumnie „Egzekucja i zamknięcie”.
Czat to kanał szybkiej, codziennej koordynacji między partnerami a zespołem badawczym — pytanie o przepis, ustalenie obecności na rozprawie, pilne przekazanie dokumentu. Zatwierdzonych stanowisk prawnych nie prowadzimy jednak na Czacie, lecz dokumentujemy w sekcji decyzji na Forum, aby pozostały punktem odniesienia w razie sporu. Ogłoszenia to oficjalny głos kancelarii: komunikaty dla zespołu, przypomnienia o ostatecznych terminach odpowiedzi dla instytucji oraz oficjalne wiadomości do klientów, na przykład o zmianach przepisów dotyczących ich spraw.
Należności prowadzą finanse kancelarii w sposób poufny: honoraria za każdą sprawę i raty obciążające klientów oraz zaliczki i wydatki poszczególnych członków zespołu — widzą je wyłącznie osoby z uprawnieniami do tego modułu, więc partner zna sytuację finansową każdej sprawy bez osobnych rejestrów. Partner raz w tygodniu przegląda karty w kolumnie „Oczekiwanie na rozprawę/odpowiedź” i zatwierdza pisma przed ich złożeniem, a sekretariat aktualizuje terminy realizacji na kartach od razu po wyznaczeniu rozpraw — żaden termin ani żadna operacja finansowa nie przechodzi poza systemem.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Partner nadzorujący
Zatwierdza ostateczne wersje pism przed złożeniem, co tydzień przegląda karty w kolumnie „Oczekiwanie na rozprawę/odpowiedź” i dokumentuje kluczowe stanowiska prawne na Forum.
Prawnicy ds. analiz prawnych
Prowadzą analizy i badania oraz przygotowują projekty pism; przenoszą karty między kolumnami, dołączając dokumenty do każdej z nich.
Sekretariat
Rejestruje nowe sprawy jako karty w kolumnie „Przyjęcie spraw”, pilnuje terminów rozpraw i aktualizuje ich terminy realizacji oraz publikuje komunikaty zarządu w Ogłoszeniach.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Forum — Udokumentowane dyskusje w uporządkowanych sekcjach — decyzje i wiedza nigdy nie giną
- Ogłoszenia — Oficjalny głos kierownictwa — okólniki i komunikaty, które docierają do wszystkich
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Sekcje forum (4)
- Decyzje i stanowiska prawneDokumentacja zatwierdzonych stanowisk prawnych w sprawach — co zdecydowaliśmy i dlaczego — aby nie zginęły na Czacie.
- Orzecznictwo i akty prawnePrzepisy i orzecznictwo zbierane przez zespół wraz ze źródłami — stałe źródło wiedzy dla prawników prowadzących badania.
- Dyskusje o sprawachPogłębiona dyskusja o konkretnej sprawie, gdy karta zadania nie wystarcza — numer sprawy podajemy w tytule wątku.
- Rozwój pracy kancelariiPropozycje usprawnienia procedur i wzorów dokumentów używanych w kancelarii.
«Zasady pracy w tym systemie» — Przypięte na forum
1. Żadna sprawa poza systemem: każdą nową sprawę rejestrujemy jako kartę w dniu jej przyjęcia. 2. Karta nie przechodzi do kolejnej kolumny, zanim nie zakończy się praca z poprzedniej. 3. Decyzje i stanowiska prawne dokumentujemy w sekcji „Decyzje i stanowiska prawne” — Czat służy wyłącznie szybkiej koordynacji. 4. Termin każdej rozprawy wpisujemy jako termin realizacji na karcie sprawy od razu po jego wyznaczeniu. 5. Honoraria i wydatki księgujemy w Należnościach na bieżąco.
Ogłoszenie powitalne: «Witamy w systemie pracy kancelarii»
Od dziś tak pracujemy: każda sprawa to karta przechodząca przez kolejne kolumny od przyjęcia do zamknięcia, a każdą istotną decyzję prawną dokumentujemy na Forum, nie na Czacie. Zacznijcie od zarejestrowania bieżących spraw, a kto ma pytanie o zasady pracy, znajdzie je w przypiętym wątku „Zasady pracy” na Forum.
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.