System działu dokumentacji procedur

Każda potrzeba udokumentowanej procedury — nowej lub aktualizacji istniejącej — wchodzi jako karta w kolumnie „Procedura”, gdzie zgłaszający określa zakres procedury, problem, który rozwiązuje, i działy, których dotyczy. Redaktor procedur przejmuje kartę do „Redakcja” i opracowuje pierwszy szkic w zatwierdzonym szablonie: cel, zakres, kroki, odpowiedzialności i załączone formularze. Szkic przechodzi do „Recenzja”, gdzie każdy zainteresowany dział zgłasza uwagi na karcie w wyznaczonym terminie, a potem do „Zatwierdzenie” u kierownika uprawnionego do podpisu. Po zatwierdzeniu przechodzi do „Publikacja” i jest oficjalnie ogłaszana firmie, pozostając w mocy do terminu corocznej „Aktualizacja”, która weryfikuje jej aktualność — wtedy albo przedłużenie, albo zmiana nowym cyklem, albo wysłanie do „Archiwum” procedur uchylonych z zachowaniem jej wersji do wglądu.

Forum gości udokumentowaną dyskusję o procedurach: uwagi działów do szkiców omawiane są w wątku procedury, aby nie ginęły w rozproszonych odpowiedziach, a propozycje usprawnień od praktyków gromadzone są tam, by zasilać cykl corocznej aktualizacji. Ogłoszenia to jedyny oficjalny kanał publikacji: procedura nie wchodzi w życie bez ogłoszenia podającego jej numer, wersję i datę obowiązywania — aby nikt nie pracował na starej wersji, która dotarła do niego przez pomyłkę.

Przepływ informacji jest uporządkowany: każdy pracownik proponuje procedurę lub aktualizację w „Procedura”; redaktorzy procedur opracowują; zainteresowani kierownicy recenzują w terminie recenzji, nie po nim; kierownik dokumentacji zatwierdza publikację i utrzymuje rejestr wersji — każda obowiązująca procedura ma jedną zatwierdzoną wersję, a wszystko inne to archiwum. Tak kończy się era sprzecznych procedur krążących pocztą i grupami.