Kompletny system działu jakości
Działy jakości w firmach pracujących według udokumentowanych norm i przygotowujących się do certyfikacji zewnętrznych.
Od normy do certyfikacji zewnętrznej: audyt wewnętrzny, niezgodności i udokumentowane działania korygujące aż do certyfikatu jakości.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Każda norma jakości przyjęta przez firmę wchodzi jako karta w kolumnie „Norma”, gdzie dokumentowane są jej wymagania, zakres stosowania i zainteresowane działy. Gdy nadchodzi termin audytu wewnętrznego, karta przechodzi do „Audyt”, gdzie audytorzy jakości badają zgodność działów z normą jednolitymi listami kontrolnymi, a każde wykryte niedociągnięcie rejestrowane jest w „Niezgodność” z klasyfikacją wagową: krytyczna, główna lub poboczna. Następnie karta przechodzi do „Działanie”, gdzie właściwy dział układa plan korygujący z odpowiedzialnym i terminem dla każdej niezgodności, potem „Monitoring” w celu weryfikacji, że działania faktycznie zamknięto, a nie tylko na papierze. Gdy gotowość jest kompletna, karta przechodzi do „Certyfikacja” w przygotowaniu do audytu zewnętrznego i jednostki certyfikującej, a na końcu zamykana jest w „Raport” z podsumowaniem całego cyklu.
Czat służy codziennej koordynacji między audytorami a działami: uzgodnienie terminu audytu, pytanie o opóźnione działanie korygujące albo żądanie dokumentu w trakcie wizyty. Natomiast kluczowe decyzje jakościowe — zatwierdzenie nowej procedury, reklasyfikacja niezgodności, akceptacja rozwiązania zastępczego — dokumentowane są na forum, aby pozostały punktem odniesienia przy audycie zewnętrznym. Ogłoszenia to oficjalny głos działu jakości: każda aktualizacja procedury operacyjnej ogłaszana jest wszystkim pracownikom stamtąd, a nie w rozproszonych wiadomościach.
Należności zarządzają pieniędzmi jakości poufnie: opłaty zewnętrznych jednostek certyfikujących i corocznego audytu rejestrowane są z terminami, a kary za niezgodność nałożone na podwykonawcę lub dostawcę śledzone są aż do ściągnięcia. Koszt certyfikacji i jej zwroty pozostają jasne dla kierownictwa bez osobnych plików.
Kierownik jakości nadzoruje całą tablicę i co tydzień przegląda „Monitoring”, więc żadne działanie korygujące nie pozostaje otwarte bez ruchu; audytorzy realizują audyty i dokumentują niezgodności z dowodami; kierownicy operacyjni są właścicielami działań korygujących w swoich działach. Kto czyta samą tablicę, wie: ilu normom podlegamy, ile niezgodności jest otwartych i kiedy nasza najbliższa certyfikacja.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Kierownik jakości
Nadzoruje całą tablicę: zatwierdza plany audytów, co tydzień przegląda „Monitoring” i prowadzi przygotowania do zewnętrznej „Certyfikacji”.
Audytorzy jakości
Przeprowadzają audyt wewnętrzny w kolumnie „Audyt” jednolitymi listami kontrolnymi i dokumentują niezgodności z dowodami i klasyfikacją wagową.
Kierownicy operacyjni
Są właścicielami działań korygujących w swoich działach w kolumnie „Działanie” i udowadniają ich zamknięcie w „Monitoring” dowodami.
Opiekun dokumentacji jakości
Aktualizuje zatwierdzone procedury i ogłasza ich zmiany w Ogłoszeniach oraz utrzymuje obowiązujące wersje dokumentów.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Forum — Udokumentowane dyskusje w uporządkowanych sekcjach — decyzje i wiedza nigdy nie giną
- Ogłoszenia — Oficjalny głos kierownictwa — okólniki i komunikaty, które docierają do wszystkich
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Sekcje forum (4)
- Decyzje jakościoweDokumentowanie decyzji o zatwierdzeniu procedur, reklasyfikacji niezgodności i akceptacji rozwiązań zastępczych — z uzasadnieniem każdej decyzji.
- Powtarzające się niezgodności audytoweNiezgodności powtarzające się między cyklami i ich przyczyny źródłowe — tu omawia się rozwiązanie od korzeni, nie prowizoryczną łatkę.
- Przygotowanie do certyfikacji zewnętrznejKoordynacja przygotowań do audytu jednostki certyfikującej: pozostałe luki i podział odpowiedzialności przed terminem wizyty.
- Doskonalenie systemu jakościPropozycje zespołu rozwoju list kontrolnych, metod audytu i zakresu norm.
«Zasady pracy w tym systemie» — Przypięte na forum
1. Każda obowiązująca norma ma kartę, a każdy audyt wewnętrzny jest na niej dokumentowany — żadnego audytu ustnego ani niezgodności poza systemem. 2. Niezgodność nie jest rejestrowana bez załączonego dowodu i jasnej klasyfikacji wagowej. 3. Działanie korygujące ma odpowiedzialnego i termin na karcie i nie jest zamykane bez dowodu realizacji w „Monitoring”. 4. Kluczowe decyzje jakościowe dokumentowane są na forum, a aktualizacje procedur ogłaszane w Ogłoszeniach — żadnych obiegów poza systemem. 5. Opłaty certyfikacyjne i kary rejestrowane są w Należnościach z terminami, aby nie umknęły opłaty za odnowienie.
Ogłoszenie powitalne: «Witamy w systemie działu jakości»
Od dziś cały cykl jakości zarządzany jest tutaj: każda norma to karta przechodząca od audytu przez niezgodność do działania aż po certyfikację, a każda aktualizacja procedury operacyjnej ogłaszana jest oficjalnie z tego kanału. Pierwszy krok: zarejestrujcie normy, którym podlegają wasze działy, jako karty w kolumnie „Norma” i przeczytajcie przypięty wątek „Zasady pracy” na forum przed pierwszym audytem.
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.