System działu audytu dostawców

Cykl zaczyna się kartami w kolumnie „Plan”, określającymi dostawców objętych audytem rocznym, kryteria oceny i datę każdej wizyty. W terminie karta przechodzi do „Wizyta”, gdzie audytorzy odwiedzają zakład dostawcy, wypełniają listę kontrolną — jakość, bezpieczeństwo, zgodność regulacyjna i kondycja finansowa — oraz przesyłają dowody i zdjęcia jako załączniki. Każda wykryta niezgodność rejestrowana jest w „Niezgodności” z klasyfikacją wagową; potem karta przechodzi do „Działania”, gdzie dostawca proszony jest o plan korygujący z określonymi terminami, a jego realizacja jest monitorowana. Po upływie terminu karta przechodzi do „Ocena” w celu obliczenia wyniku końcowego, a na końcu „Decyzja o kontynuacji”: kontynuacja bezwarunkowa, kontynuacja warunkowa albo zawieszenie współpracy.

Forum to instytucjonalna pamięć audytu: wyniki każdej wizyty publikowane są w wątku dostawcy, działania korygujące śledzone są jawnie między jakością a zakupami, a decyzje o kontynuacji i zawieszeniu dokumentowane z uzasadnieniami. Gdy ktoś po roku zapyta, dlaczego zawiesiliśmy dostawcę, znajdzie kompletny zapis, a nie rozproszone wspomnienia.

Przepływ informacji jest szczelny: audytorzy dostawców realizują wizyty i zgłaszają niezgodności; jakość poświadcza klasyfikację wagową i śledzi działania korygujące; zakupy są obecne przy wynikach, bo decyzja o zawieszeniu oznacza poszukiwanie alternatywy, zanim będzie za późno. Żadna decyzja o kontynuacji ani zawieszeniu nie zapada na przelotnym spotkaniu — każda oparta jest na karcie z kompletnymi etapami i dokumentowana na forum.