Sistema de acreditações e certificações

Cada acreditação institucional ou certificação profissional exigida entra como cartão na coluna «Acreditação», com a entidade emissora, o âmbito do certificado e a data de validade documentados. O gestor de acreditações desagrega as condições da entidade na coluna «Requisitos» em tarefas concretas: registos exigidos, horas de formação, taxas, visita de avaliação — cada requisito com dono e prazo. O cartão passa para «Documentação», onde se reúnem as evidências e os ficheiros exigidos no dossiê de candidatura; depois «Submissão», no envio à entidade, acompanhando as suas observações até à concessão. Com antecedência suficiente antes do fim da validade, o cartão passa para «Renovação» e o ciclo de requisitos recomeça sem interrupção; a situação de todas as acreditações sintetiza-se periodicamente em «Relatório».

O Chat coordena a recolha dos requisitos: pedir um registo de formação a um departamento, seguir uma observação recebida da entidade emissora, ou alertar para a proximidade da renovação de um certificado de um colaborador crítico para o seu trabalho. O que diga respeito à decisão de candidatura ou desistência de uma acreditação documenta-se no cartão, com os fundamentos.

Os Recebíveis gerem o dinheiro das acreditações: as taxas de candidatura e de renovação anual de cada entidade registam-se com as datas de vencimento, e as taxas dos certificados dos colaboradores suportadas pela empresa acompanham-se com o que lhes é devido, conforme a política de permanência no serviço. Nenhuma acreditação cai porque a taxa se perdeu na azáfama dos pagamentos.

O gestor de acreditações abre o quadro de manhã e vê o que termina nos próximos 90 dias em «Renovação», o que aguarda observações de uma entidade em «Submissão» e o que tem documentação em falta. Os departamentos envolvidos sobem os seus requisitos nas datas devidas, porque o cartão mostra com clareza quem está a atrasar o processo. O relatório periódico de «Relatório» apresenta à direção: as nossas acreditações em vigor, o que está a terminar e o que está bloqueado — uma só imagem chega para decidir.