Sistema de gestão da frota da empresa

Cada viatura tem um cartão que se move consoante o seu estado: em «Atribuição» gere-se a afetação das viaturas aos colaboradores e departamentos e as datas de devolução — o gestor da frota sabe ao minuto onde está cada viatura e com quem. As datas da manutenção periódica e as avarias na estrada entram em «Manutenção», com datas de vencimento e oficinas aprovadas, e encerram-se com o número da fatura e o que foi reparado. O consumo de combustível regista-se em cartões periódicos em «Combustível», que revelam qualquer consumo anómalo que mereça uma pergunta. Os documentos das viaturas, o seguro e a inspeção periódica são cartões de «Documentos», com alertas semanas antes do fim da validade — nenhuma viatura para com um documento caducado. E mensalmente o custo de cada viatura reúne-se em «Custo» e a situação da frota sintetiza-se num «Relatório» que sobe à direção.

O Chat é a linha aberta dos motoristas: avaria urgente, pequeno acidente ou pedido de viatura de substituição chega de imediato e converte-se em cartão quando necessário. Os Recebíveis são o livro financeiro da frota: faturas de combustível, manutenção, multas e seguro registadas em cada viatura — assim se vê claramente que viatura passou a custar mais do que vale e merece substituição, e que motorista repete consumo anómalo.

O gestor da frota é dono do quadro: aprova as atribuições, agenda a manutenção, revê «Custo» mensalmente e recomenda substituições. Os motoristas reportam via Chat e atualizam os cartões das suas viaturas com leituras e observações; e o contabilista administrativo reconcilia as faturas com os Recebíveis e escala qualquer excesso. Os pedidos de novas viaturas dos departamentos entram em «Atribuição» e decidem-se por prioridade e orçamento, não por quem pediu primeiro.